E-Rechnungs-Standard der öffentlichen Hand stellt Mittelstand vor neue Herausforderungen

Rechnungen sind zukünftig elektronisch, und zwar in maschinenlesbarer Form, als sog. XML-Dateien an öffentliche Auftraggeber zu übermitteln. Umgekehrt werden Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, diese Rechnungsformate auch entgegenzunehmen. Der dafür entwickelte Standard XRechnung stellt kleine und mittelständische Unternehmen sowie eine Vielzahl öffentlicher Auftraggeber vor neue Herausforderungen. Der neue kostenfreie Dienst der cosinex – xrechnung.io – soll Auftragnehmern wie Auftraggebern dabei helfen.

Die sog. E-Rechnungs-Richtlinie der EU sieht vor, dass alle öffentlichen Auftraggeber schrittweise (der Bund bereits seit November 2018, alle weiteren öffentlichen Auftraggeber spätestens ab April 2020) elektronische Rechnungen in strukturierter, d.h. maschinenlesbarer, Form empfangen können müssen. Zukünftig ist teilweise sogar eine ausschließlich elektronische Entgegennahme von Rechnungen an die öffentliche Hand vorgesehen.

Lösungen für die automatisierte Erstellung der Rechnungen (soweit z.B. Handwerker und andere kleine und mittelständische Unternehmen diese überhaupt bereits einsetzen und dabei nicht auf die gängigen Office-Programme zurückgreifen) unterstützen häufig nicht den neuen Standard XRechnung. Die hilfsweise Übermittlung einer Rechnung als PDF-Datei oder als Scan entspricht weder dem Standard, noch genügt sie den rechtlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung im Sinne der Vorgaben, da diese als strukturierte und maschinenlesbare Daten in einer XML-Datei (im Format des neuen Standards XRechnung) übermittelt werden müssen.

Umgekehrt verfügen viele öffentliche Auftraggeber, die solche Rechnungen entgegennehmen müssen, noch nicht über die Möglichkeit, diese auch nur anzeigen zu lassen oder die Gültigkeit einer solchen Datei zu überprüfen.

Der neue Dienst xrechnung.io bietet unter der gleichnamigen Internet-Adresse www.xrechnung.io Unternehmen die Möglichkeit, über einfache Erfassungsmasken eine XRechnung-konforme elektronische Rechnung kostenfrei zu erstellen. Umgekehrt bietet der Dienst öffentlichen Auftraggebern die Möglichkeit, eine in diesem Format erhaltene Rechnung anzuzeigen, ggf. auszudrucken und auf ihre Gültigkeit zu überprüfen.

Mit dem neuen Microservice wollen wir Auftragnehmern wie öffentlichen Auftraggebern den Einstieg in die E-Rechnung erleichtern“, erklärt Carsten Klipstein, Geschäftsführer der cosinex GmbH, die den neuen Dienst anbietet.

Über das Format XRechnung

Das Datenformat XRechnung ist das auf EU-weiten Standards basierende deutsche Datenmodell für elektronische Rechnungen, die an öffentliche Auftraggeber übermittelt werden.

Mit dem Standard setzt Deutschland die Vorgaben des Europäischen Komitees für Normung (CEN) für die in einer elektronischen Rechnung enthaltenen Daten um. Der Standard wurde durch den IT-Planungsrat beschlossen, dem Vertreter von Bund und Ländern angehören.

Microservices der cosinex

Unter dem Schlagwort „Microservices“ bietet cosinex eine Reihe von kostenfreien Diensten rund um das öffentliche Auftragswesen. Nach der Suchmaschine für CPV-Codes (CPVCode.de), einem Fristenrechner für Vergaben (FRISTENrechner.de) und der Suchhilfe für die anzugebenden Regional-Codes bei Ausschreibung (NUTSCode.de) wurde mit XRechnung.io die Reihe der Dienste erweitert.

Wie bei allen Microservices der cosinex wurden parallel zur Umsetzung der Funktionen auch eine Reihe neuer Technologien und Software-Architekturansätze erstmals in der Praxis eingesetzt. Entsprechend dem technischen Ansatz der Microservices sind die Dienste so angelegt, dass sie nicht nur unter der Internet-Adresse erreichbar sind und über das Frontend genutzt werden können, sondern sich auch als technischer Dienst über Schnittstellen nutzen lassen.

Über die cosinex GmbH

cosinex ist Partner der öffentlichen Institutionen bei der Digitalisierung und Optimierung von Verwaltungsprozessen sowie E-Government-Projekten. cosinex versteht sich als spezialisierter Dienstleister zur Entwicklung zukunftsfähiger, investitionssicherer Lösungen auf Basis von modernen und bewährten Technologien. Schwerpunkte der Lösungen und Erfahrungen liegen im Bereich des Public Electronic Procurement (PEP), also bei Software-Lösungen im Rahmen der Digitalisierung von Vergabeprozessen und des öffentlichen Auftragswesens.

Weitere Informationen: http://www.cosinex.de

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