Seit der Jahrtausendwende haben bargeldintensive Betriebe einen Behörden-Anforderungs-Marathon hinter sich. Ständig gab und gibt es schärfere Verordnungen und Gesetze rund um die Kasse. Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, das 2016 in Kraft trat, wurden folgende Verschärfungen eingeführt:

• Die Kassennachschau: Seit 2018 darf das Finanzamt unangekündigt die Kasse in den Betrieben vor Ort prüfen.
• Seit Januar 2020 müssen Betriebe ihren Kunden eine Quittung geben und Registrierkassen müssen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) haben.

Was genau ist die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) für Registrierkassen und was bewirkt sie?

Die TSE ist ein Sicherheitsmodul für elektronische Registrierkassen. Sie gewährleistet, dass die Kasse alle Kassenvorgänge lückenlos und manipulationssicher aufzeichnet. Zertifiziert werden sie von Prüfstellen, die sich beim Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) anmelden müssen. Je nach Hersteller brauchen Unternehmer keine neue Kasse, sondern können ihre Registrierkassen um die TSE erweitern lassen.

Die Zertifizierung der TSE verzögert sich, aber Betriebe müssen die TSE bis 30.09. bestellt haben!

Doch die technische Umsetzung kam nicht so schnell, wie das Gesetz geschrieben war. Da neue Kassensysteme erst noch zertifiziert werden mussten, gab es schon 2019 eine Übergangsfrist bis 30.09.2020. Alle Länder außer Bremen haben diese Frist jetzt noch einmal – und zwar bis 31.03.2021 – verlängert. „Dennoch müssen Unternehmer die TSE oder eine neue Kasse bis 30.09.2020 bestellen“, sagt Ecovis-Steuerberaterin Nadine Gerber in Plauen, „auch wenn das Zusatzmodul oder die zertifizierte Kasse vielleicht noch nicht lieferbar sind.“ Sie rät Unternehmen, dass sie sich jetzt dringend an ihren Kassenhersteller wenden und ihre Kasse auf den neuesten Stand bringen. „Lassen Sie sich eine schriftliche Antwort des Kassenherstellers geben“, rät sie, „so haben Sie einen Nachweis, wenn der Kassenprüfer kommt.“

Kaufzeitpunkt der letzten Kasse bestimmt, für wen was gilt

„Natürlich kostet das alles Geld und belastet die Betriebe“, sagt Steuerberaterin Nadine Gerber. Je nach dem, wann ein Kassensystem angeschafft wurde, gewährt der Gesetzgeber mehr Zeit.

• Alle neu angeschafften Kassen ab 2020 müssen mit einer technischen zertifizierten Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein.
• Wurde Ihre Kasse zwischen November 2010 und Dezember 2019 erworben, können Sie diese bis 31.12.2021 weiternutzen. Voraussetzung ist aber, dass diese Kasse immer mit aktuellen Updates versorgt wird (Hard- wie Software). Erfüllt die Kasse nicht die Mindestanforderungen, ist sie ebenfalls außer Betrieb zu nehmen. Das gilt bereits seit 2017.
• Kassen, die vor dem 25. November 2010 gekauft wurden, müssen außer Dienst genommen werden, wenn sie die neuesten Voraussetzungen nicht erfüllen können.

Ist die TSE positiv oder negativ zu sehen?

Da die Prüfer zu einzelnen Kassensystemen über mehrere Jahre nun echtes Spezialwissen aufgebaut haben, fühlten sich Unternehmer zum Teil ungerecht behandelt, wenn Prüfer Mängel an Kassen feststellten und mit empfindlichen Strafen drohten. „Die technische Sicherheitseinrichtung schafft hier endlich Klarheit. Denn damit weiß jeder Unternehmer, wie genau sein Kassensystem technisch ausgestattet sein muss“, sagt Ecovis-Steuerberaterin Nadine Gerber in Plauen.

Tipp: Was sollten Unternehmer jetzt zum Thema Kasse tun?

Für alle, die die Anforderungen an ihre Kasse oder die Aufzeichnungspflichten noch nicht perfekt einhalten oder unsicher sind, haben wir das Ecovis-Kassenpaket geschnürt. Darin finden Sie umfangreiche Informationen die Ihr individueller Kassentyp benötigt und die dafür notwendigen Dokumentationsunterlagen. www.ecovis.com/kasse.