Das Projekt brachte schnelle Ergebnisse: In wenigen Monaten gelang es, durch den Einsatz von ALBERT | AI, der KI-Software von agorum^®, die Effizienz zu steigern.

„Durch ALBERT sparen wir uns die komplette Auftragserfassung, die Bestellung geht automatisch ins ERP-System und direkt in die Produktion. Das ist ein echter Game Changer für uns“, berichtet Sebastian Engelskirchen, Geschäftsführer der Otto Lehmann GmbH.

Ausgangslage: Heterogene Prozesse und Digitalisierungsdruck

Die Otto Lehmann GmbH bietet mehr als 1.800 Dachprodukte an und ist an mehreren Standorten in Deutschland und Österreich aktiv. Wie viele mittelständische Unternehmen sah sie sich nach Jahren selektiver Digitalisierung weiterhin mit gewachsenen, teils analogen, teils digitalen Prozessen konfrontiert:

• Dokumente auf Netzlaufwerken und lokalen Desktops
• Auftragsbearbeitung per E-Mail, oft noch mit viel Handarbeit
• Insellösungen ohne zentrale Übersicht
• Zeitaufwändige Kundenkommunikation und Reklamationsbearbeitung

Mit dem Wechsel in der Geschäftsführung wurde klar: Die Digitalisierung muss auf ein neues Niveau.

Der Lösungsweg: KI-basiert & Schritt für Schritt zum digitalen Mittelstand

Die Lösung:
Zum Einsatz kommt ALBERT | AI, die KI-Plattform für den Mittelstand von agorum^®. Die Entscheidung fiel nach kurzer Prüfung: ALBERT integriert sich nahtlos in die bestehende Infrastruktur mit agorum core als DMS-Basis. Zentral waren folgende Meilensteine:

• Zentrale Dokumentenablage:
  Alle relevanten Mails, Angebote & Prozesse werden in agorum® zentralisiert. Das ist die Basis für Datensicherheit und transparente Abläufe.
• Automatisierte Auftragsabwicklung:
  E-Mail-Bestellungen erkennt ALBERT und legt sie automatisch im ERP-System an. Nach einem letzten Plausibilitätscheck erfolgen Produktion & Versand ohne manuelle Zwischenschritte.
• Reklamationsbearbeitung & Kundenservice:
  Kommen Nachfragen oder Reklamationen, erkennt ALBERT diese, stößt Workflows an und verteilt Aufgaben automatisch an die richtigen Teams.
• ERP-Integration & Chatbot:
  Durch Schnittstellen zu ERP/Shopfloor und den ALBERT-Chat können interne Nutzer und Kunden Anfragen live stellen, z.B. zu Lagerständen oder Terminen.
• Schulungen & Akzeptanz:
  Key-User und Teams werden kontinuierlich geschult, damit die Einführung von KI betriebsnah, offen und zügig gelingt.

Individuelle Anpassung:
Neben Standardfunktionen werden speziell Workflows, wie etwa für die Liefer- und Rechnungsabgleiche, angepasst und mit den internen Prozessen der Otto Lehmann GmbH verknüpft.

Fazit & Ausblick: Nachhaltiger Digitalisierungsvorsprung für den Mittelstand

Die Otto Lehmann GmbH hat mit ALBERT nicht nur Prozesse optimiert – sie legte das Fundament für dauerhafte IT-Agilität und Innovationskultur. Ob automatisierte Compliance-Checks, smarte E-Mail-Antworten oder individuelle Workflows: Sukzessive werden weitere KI-gestützte Anwendungen integriert.

Nächste Schritte:

• Automatische Verknüpfung von Lieferscheinen & Rechnungen
• KI-gestützte Priorisierung eingehender E-Mails
• Integration von Shopfloor-Daten und Bildanalyse

Tipp von Geschäftsführer Engelskirchen für andere Mittelständler:
„Wir raten dazu, den Mut zu haben und sich offen für die neue Technik zu zeigen. Die ersten spürbaren Vorteile kommen schneller, als viele denken.

Über die Otto Lehmann GmbH

• Sitz: Neutraubling bei Regensburg
• Branche: Bauzulieferer (Dachprodukte)
• Größe: ca. 400 Mitarbeiter, Standorte in Deutschland & Österreich
• Hauptprodukt: Inklusive PV‑Halterungen, Schneeschutz, Entwässerung und Verzinkungs‑Service