Für kleine Wertpapierinstitute gilt: klare Rollen, einfache Abläufe, lückenlose Dokumentation.

Mittlere Institute müssen stärker formalisieren, getrennte Funktionen vorhalten und umfangreichere Kontrollen einbauen.

ABSCHNITT/THEMA  /  KERNAUSSAGE  /  KLEINE WPI – KERNPFLICHT  /  MITTLERE WPI – KERNPFLICHT  /  TO-DO/NACHWEIS

1) Zielsetzung BaFin
– Integrität & Transparenz, Funktionstrennung, Marktmissbrauch vermeiden, Proportionalität
– Klare Rollen, einfache Abläufe, lückenlose Doku
– Strenge Formalisierung, getrennte Funktionen, erweiterte Kontrollen
– Policy-Statement zur Proportionalität; Governance-Überblick

Funktionstrennung
– Interessenkonflikte verhindern
– Personalunion Handel/Abwicklung möglich bei geringem Risiko – Begründung dokumentieren
– Strikte Trennung von Handel, Abwicklung und Kontrolle
– Organigramm, RACI/Eskalationsmatrix; Risiko-Begründung

Handelsrichtlinie
– Regeln, Zuständigkeiten, Limits
– Kurzes Dokument (5–10 Seiten) mit Grundsätzen & Genehmigungswegen
– Umfassendes Handels- & Kontrollhandbuch inkl. Produktlisten, Limits, Eskalation
– Versionierung, Freigaben; Änderungslog

Order- & Ausführungsdokumentation
– Vollständige Nachvollziehbarkeit
– Einfache elektronische/manuelle Orderlisten
– Erfassung im Handelssystem mit Zeitstempeln & Pflichtfeldern
– Feldkatalog, Stichprobenprotokolle; Aufbewahrungsplan WpHG

Kontrollen
– Regelmäßig & unabhängig
– Stichproben durch Geschäftsleitung (wöch./monatlich)
– Tägliche unabhängige Kontrollen (2nd line)
– Jahres-Prüfplan, Befund- & Maßnahmenprotokolle

Compliance-Einbindung
– Produkte & Strategien prüfen
– Grundlegende Prüfung neuer Produkte/Strategien
– Formales Produktfreigabeverfahren & Monitoring
– Freigabeprotokolle, Interessenkonflikt-Check

Marktmissbrauchsprävention
– MAR/Insiderrecht beachten
– Basis-Checklisten, Schulungen 1× jährlich
– Schulungskonzepte, Echtzeit-Überwachung relevanter Märkte
– Schulungsplan, Surveillance-Reports

3) Schritt 1 – Handelsgrundsätze
– Produkte, Zuständigkeiten, Limits definieren
– Pragmatische Regeln, klare Genehmigungswege
– Detailregeln inkl. Limit- & Stop-Loss-System
– Handelsrichtlinie mit Limit- und Genehmigungsmatrix

3) Schritt 2 – Rollen & Verantwortliche
– Klare Verantwortlichkeiten
– Bei Personalunion Risiko-Begründung dokumentieren
– Strikte Trennung; Stellvertretungsregelungen
– Organigramm, Rollenprofile, Vertretungsplan

3) Schritt 3 – Dokumentationspflichten
– Jede Order vollständig erfassen
– Datum, Uhrzeit, Produkt, Volumen, Preis, Handelsplatz
– Systemgestützte, revisionssichere Erfassung
– Pflichtfeldliste; DMS/Ablagekonzept

3) Schritt 4 – Kontrollen etablieren
– Wirksamkeit sicherstellen
– Stichprobe GL; Protokoll & Maßnahmen
– Tägliche unabhängige Überwachung inkl. Marktmissbrauch
– Kontrollplan, Befund-Tracking, Eskalation

3) Schritt 5 – Schulung & Awareness
– Regelmäßige Sensibilisierung
– 1× jährlich (Insiderrecht, MAR, Konflikte)
– Programm mit Fallstudien & Tests
– Trainingsmatrix, Teilnahme-Nachweise

4) Umsetzung – mittlere WpI (erweitert)
– System- & prozessgestützte Kontrolle
– —
– Realtime-Orderüberwachung, Pre-Trade-Checks, Stop-Loss, Produktfreigabe, tägliche unabhängige Überwachung
– System-Nachweise, Rulebooks, Exception-Logs

5) Typische Fehler
– Kein Regelwerk, schwache Doku, unklare Eskalation
– Kurze, verständliche Richtlinie, einfache Prozesse
– Formale Trennung & konsistente Überwachung
– Maßnahmenplan mit Verantwortlichen/Terminen

6) Schnittstellen
– Verzahnung mit anderen AT/BTO
– AT 4.4 (Kontrollprinzip), AT 7.3 (Notfälle)
– BTO 1.2.2 (Abwicklung), AT 7.3 (Notfallplan Handel)
– Mapping-Tabelle AT 4.4 / BTO 1.2.2 / AT 7.3

7) Praxis-Tipp
– „Lebendes Dokument“
– Bei Produkt-/Marktänderung sofort anpassen
– Regelmäßige Reviews im Risikokomitee
– Änderungslog, Kurzbriefing im Team, Archiv

8) Fazit
– Klare Strukturen, saubere Doku, wirksame Kontrollen
– Einfach, aber vollständig
– Strikte Trennung & systemgestützte Überwachung
– Jährlicher Review, KPI/Trigger festlegen

1. Zielsetzung der BaFin bei BTO 1

• Integrität und Transparenz im Handel sicherstellen
• Trennung von Handel, Abwicklung und Kontrolle
• Vermeidung von Marktmissbrauch und Interessenkonflikten
• Proportionalität: Umsetzung passend zur Größe und zum Handelsvolumen

2. Kleine vs. mittlere Institute – die Kernunterschiede

KRITERIUM   /   KLEINE WERTPAPIERINSTITUTE   /   MITTLERE WERTPAPIERINSTITUTE

Funktionstrennung
– Handel und Abwicklung können in Personalunion erfolgen, wenn Risiko gering ist – mit dokumentierter Begründung
– Strikte Trennung von Handel, Abwicklung und Kontrolle

Handelsrichtlinie
– Kurzes Dokument (5–10 Seiten) mit Handelsgrundsätzen, Zulässigkeiten, Genehmigungswegen
– Detailliertes Handels- und Kontrollhandbuch inkl. Produktlisten, Limits, Eskalationswegen

Order- und Ausführungsdokumentation
– Einfache elektronische oder manuelle Orderlisten
– Vollständige Erfassung in Handelssystemen mit Zeitstempeln

Kontrollen
– Stichprobenartige Kontrolle durch Geschäftsleitung
– Tägliche Kontrollen durch unabhängige Kontrollfunktion

Compliance-Einbindung
– Grundlegende Prüfung neuer Produkte/Handelsstrategien
– Formale Produktfreigabeprozesse und kontinuierliches Monitoring

Marktmissbrauchsprävention
– Basis-Checklisten, Schulungen 1× jährlich
– Ausführliche Schulungskonzepte, Echtzeitüberwachung relevanter Märkte

3. Schritt-für-Schritt-Umsetzung für kleine Institute

Schritt 1 – Handelsgrundsätze definieren

• Welche Produkte gehandelt werden dürfen
• Wer Handelsentscheidungen treffen darf
• Genehmigungswege und Limits festlegen

Schritt 2 – Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen

• Handelsverantwortlicher (i. d. R. Geschäftsleitung oder Portfoliomanager)
• Kontrollinstanz (z. B. Compliance Officer oder zweite Geschäftsleitung)
• Bei Personalunion → Risikobegründung dokumentieren

Schritt 3 – Dokumentationspflichten sicherstellen

• Jede Order mit Datum, Uhrzeit, Produkt, Volumen, Preis, Handelsplatz
• Begründung bei Abweichung von Standardprozessen
• Aufbewahrungspflicht nach WpHG und MaRisk

Schritt 4 – Kontrollen etablieren

• 1× wöchentliche oder monatliche Stichprobe durch Geschäftsleitung
• Protokoll mit Unterschrift
• Festhalten von Auffälligkeiten und Maßnahmen

Schritt 5 – Schulung & Awareness

• 1× jährlich zu Insiderrecht, MarktmissbrauchsVO, Interessenkonflikten
• Kurze Fallbeispiele im eigenen Handelskontext

4. Umsetzung für mittlere Institute – die erweiterten Anforderungen

1. Strikte Funktionstrennung zwischen Handel, Abwicklung, Kontrolle
2. Orderüberwachung in Echtzeit (z. B. Systeme mit Pre-Trade-Checks)
3. Limit- und Stop-Loss-Systeme verbindlich implementieren
4. Produktfreigabeverfahren mit Risikoprüfung und Compliance-Genehmigung
5. Tägliche unabhängige Handelsüberwachung inkl. Marktmissbrauchsanalyse

5. Typische Fehler – und wie Du sie vermeidest

– Keine schriftliche Handelsrichtlinie → Vorgaben nur „mündlich“ bekannt
– Fehlende Orderdokumentation → Verstöße gegen WpHG-Aufbewahrungspflichten
– Unklare Eskalationswege → Verzögerte Reaktionen bei Auffälligkeiten
– Übernahme von Handels- und Kontrollfunktion ohne Risikoanalyse → Verletzung der MaRisk-Proportionalität

6. Schnittstellen zu anderen MaRisk-Bereichen

• AT 4.4 → Funktionstrennung als zentrales Kontrollprinzip
• BTO 1.2.2 → Abwicklungsprozesse hängen direkt von der Handelsorganisation ab
• AT 7.3 → Notfallplan muss auch den Handel berücksichtigen

7. Praxis-Tipp für kleine Institute

Handelsrichtlinie als „lebendes Dokument“:

• Nicht als statisches Regelwerk sehen – regelmäßig bei Produkt- oder Marktänderungen anpassen
• Änderungen dokumentieren und im Team kurz vorstellen
• Sofort archivieren, um BaFin-Nachweispflicht zu erfüllen

8. Fazit

BTO 1 verlangt klare Strukturen, saubere Dokumentation und wirksame Kontrollen.

Für kleine Institute gilt: Einfach, aber vollständig – lieber kurze, verständliche Handelsrichtlinien als komplexe Prozesse, die niemand anwendet.

Für mittlere Institute sind strikte Funktionstrennungen und systemgestützte Überwachung Pflicht.

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