Digitale Logistik für Hochschulen und Universitäten mit Smart Lockern & Co.

Ob interne Dokumente zwischen Fakultäten, wichtige Unterlagen für Prüfungsämter oder Sendungen für Mitarbeiter und Studierende – die interne Logistik an Hochschulen und Universitäten ist komplex. Täglich treffen zahlreiche Briefe, Pakete und Akten ein, die schnell und zuverlässig an die richtigen Empfänger verteilt werden müssen. Kommt es hier zu Verzögerungen oder Verlusten, hat das direkte Auswirkungen auf Verwaltung, Forschung und Lehre.

Mit der COSYS Paket-App bringen Hochschulen ihre Campus-Logistik auf ein neues Level: digital, nachvollziehbar und ohne Papierchaos.

Digitale Paket-App für Campus-Logistik

Die COSYS Paket-App macht aus manueller Postverteilung einen durchgängig digitalen Prozess. Alle Sendungen – egal ob Paket, Brief oder Dokumentenmappe – werden per Barcode-Scan erfasst und im System registriert. Dank Mobile Performance Scanning reicht jedes Smartphone oder Tablet aus, um die App zu nutzen.

Damit lassen sich Prozesse abbilden wie:

  • Paketannahme und Verteilung in den Fakultäten
  • Dokumententransporte zwischen Lehrstühlen, Prüfungsämtern oder Verwaltung
  • Zustellung von internen Materialien an Labore oder Bibliotheken
  • Nachverfolgung von Retouren und Umläufen

Fotos, digitale Unterschriften oder Zustellbestätigungen sorgen für absolute Transparenz und verhindern Verluste.

Paketkästen für maximale Flexibilität

Ein weiterer Baustein sind intelligente Paketkästen (Smart Locker) auf dem Campus. Dort können Dokumente, Geräte oder Pakete sicher hinterlegt und flexibel abgeholt werden – unabhängig von Bürozeiten.

Das bedeutet:

  • Mitarbeiter können Unterlagen auch abends oder am Wochenende entnehmen.
  • Studierende holen ihre Sendungen kontaktlos am Paketkasten ab.
  • Verwaltungsstellen sparen Personal, da keine permanente Ausgabe besetzt werden muss.

Alle Übergaben werden automatisch dokumentiert – so bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer wann welche Sendung erhalten hat.

Beispiel aus der Praxis

Eine Universität nutzt COSYS für ihre interne Logistik: Briefe und Dokumentenmappen werden direkt beim Eingang eingescannt und im System dem Empfänger zugeordnet. Ist dieser nicht erreichbar, landet die Sendung im Paketkasten im Fakultätsgebäude. Der Empfänger erhält automatisch eine E-Mail mit Abholcode. Auf diese Weise lassen sich auch zeitkritische Dokumente wie Prüfungsunterlagen oder Verträge sicher und ohne Wartezeit übergeben.

Zentrale Steuerung im COSYS WebDesk

Alle Daten laufen im COSYS WebDesk zusammen. Hier sehen die Verantwortlichen jederzeit den Status aller Sendungen und können Auswertungen abrufen – etwa zur Auslastung der Paketkästen oder zu den typischen Spitzenzeiten bei der Campus-Post.

Mit integrierter Business Intelligence können zusätzlich Durchlaufzeiten analysiert und Engpässe identifiziert werden. So wird die Campus-Logistik nicht nur digital, sondern auch messbar und kontinuierlich optimierbar.

COSYS Gesamtportfolio für Hochschulen

Die Paket-App und Paketkästen sind Teil des modularen COSYS Portfolios, das Hochschulen noch viele weitere Vorteile bietet:

Fazit: Campus-Logistik neu gedacht

Mit der COSYS Paket-App und der Anbindung von Paketkästen gestalten Hochschulen und Universitäten ihre interne Post- und Dokumentenlogistik effizienter, transparenter und unabhängiger von Öffnungszeiten. Das Ergebnis: weniger Verwaltungsaufwand, mehr Flexibilität für Mitarbeiter und Studierende und eine zukunftsfähige Campus-Infrastruktur.

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Über die Cosys Ident GmbH

Die COSYS Ident GmbH mit Sitz in Grasdorf (bei Hildesheim) besteht seit knapp 40 Jahren und ist eines der führenden Systemhäuser im Bereich mobiler Datenerfassungslösungen für Android und Windows. Ein mittelständisches Unternehmen, das seit 1982 die Entwicklung von Identifikationssystemen vorantreibt und heute branchenspezifische Komplettlösungen für nahezu alle gängigen Geschäftsprozesse anbietet. Vom Prozessdesign und der Konzepterstellung, über die Implementierung der Hard- und Software bis hin zum Projektmanagement und maßgeschneiderten Wartungsverträgen, decken wir das komplette Leistungsspektrum der Systementwicklung, Integration und Betreuung ab. Des Weiteren bietet COSYS einen Reparaturservice, WLAN-Funkvermessung, sowie Lösungen für die Bauteil-Rückverfolgung mittels DPM-Codes.

Firmenkontakt und Herausgeber der Meldung:

Cosys Ident GmbH
Am Kronsberg 1
31188 Holle – Grasdorf
Telefon: +49 (5062) 900-0
Telefax: +49 (5062) 900-30
http://www.cosys.de

Ansprechpartner:
Vertrieb
Telefon: +49 (5062) 900-0
E-Mail: vertrieb@cosys.de
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