Am Ende eines Geschäftsjahres müssen Unternehmen verlässliche Zahlen vorlegen. Die Stichtagsinventur dient dabei als Momentaufnahme des Vermögens: Welche Bestände liegen am definierten Stichtag tatsächlich im Lager, in der Produktion oder unterwegs? Diese Inventur stellt sicher, dass Buchwerte nicht nur theoretisch stimmen, sondern durch reale Mengen gedeckt sind. Ohne diesen „Foto-Moment“ drohen Bewertungsfehler, die den Jahresabschluss, das Steuerergebnis und damit auch die Entscheidungsgrundlagen für Management, Banken und Gesellschafter verzerren könnten. Der Gesetzgeber verlangt daher eine ordentliche, nachvollziehbare und vollständige Bestandsaufnahme. Zwar sind alternative Verfahren wie die permanente oder die verlegte Inventur zulässig, entscheidend bleibt aber stets, dass die Zählung organisiert, dokumentiert und im Nachhinein prüfbar ist. Transparenz ist das zentrale Ziel – und die Grundlage für Vertrauen in die Zahlen.

Worauf sollte man bei einer Inventur besonders achten?

Eine solide Inventur beginnt lange vor dem eigentlichen Zähltag. Wer frühzeitig Zählbereiche festlegt, Verantwortlichkeiten verteilt und Sonderfälle kennzeichnet, reduziert Fehlerquellen erheblich. Besonders wichtig ist die eindeutige Identifikation jedes Artikels. Barcodes und QR-Codes, Chargen- und Seriennummern, Mindesthaltbarkeitsdaten sowie Lagerplätze müssen klar zugeordnet sein. So lässt sich sicherstellen, dass aus einem Artikel nicht versehentlich zwei werden oder umgekehrt. Ebenfalls zentral ist die Trennung der Aufgaben. Wer zählt, sollte nicht gleichzeitig buchen; ein Vier-Augen-Prinzip erhöht die Glaubwürdigkeit der Ergebnisse. Während des Zählens sollten Warenbewegungen im Zählbereich vermieden oder zumindest sauber dokumentiert und zeitlich abgegrenzt werden. Nach der Erfassung folgt die Plausibilisierung: Auffällige Differenzen werden hinterfragt, Ursachen festgehalten und erst nach Klärung endgültig gebucht. Eine gute Inventur endet nicht mit der letzten gezählten Einheit, sondern mit einem strukturierten Abgleich zwischen Ist- und Sollbestand – inklusive sauberem Protokoll, damit spätere Nachfragen von Prüfern schnell beantwortet werden können.

Welche rechtlichen Konsequenzen kann eine unsaubere Inventur haben?

Wer die Inventur als notwendiges Übel betrachtet und sie „nebenbei“ erledigt, riskiert gleich mehrere Nachteile. Prüfer können den Jahresabschluss beanstanden oder nur eingeschränkt testieren, wenn Zählungen nicht nachvollziehbar oder Abgrenzungen unsauber sind. Falsche Bestandswerte führen zu einer falschen Gewinnermittlung, was in der Folge steuerliche Korrekturen, Zinsen und gegebenenfalls Bußgelder nach sich ziehen kann. Fehlt die Dokumentation, bleibt oft nur eine Nachinventur – ein erheblicher Aufwand, der Ressourcen bindet und operative Prozesse belastet. Auch das Vertrauen von Geschäftsführung, Eigentümern und Finanzierungspartnern leidet, wenn die Datengrundlage wackelt. In gravierenden Fällen können Verantwortliche zudem persönlich in die Haftung geraten. Kurz: Die Qualität der Inventur bestimmt, wie stabil der gesamte Jahresabschluss steht.

Was kann die Inventur Software von COSYS bieten, um revisionssicher zu bleiben?

Die COSYS Inventur Software setzt genau an den kritischen Stellen an: Sie digitalisiert den gesamten Ablauf, senkt Erfassungsfehler und dokumentiert jede Aktion lückenlos. Jede Zählung erhält automatisch Zeitstempel, Benutzer und Standort. Korrekturen werden versioniert, sodass sich jederzeit nachvollziehen lässt, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Dadurch entsteht ein Audit-Trail, der in Prüfungen viel Zeit spart und Diskussionen verkürzt. Rollen- und Rechtekonzepte bilden die organisatorische Trennung zwischen Zählern, Prüfern und Buchern ab. Das System unterstützt die eindeutige Identifikation durch Barcode- und QR-Scanning, erfasst Serien- und Chargennummern sowie Mindesthaltbarkeitsdaten und prüft Eingaben bereits während der Erfassung auf Plausibilität. Ungewöhnliche Mengen oder widersprüchliche Lagerplatzzuordnungen werden sofort markiert, bevor sie in die Auswertung gelangen.

Ein besonderer Vorteil zeigt sich im Umgang mit Zählzonen und Bewegungen: Bereiche können gezielt „eingefroren“ oder Bewegungen transparent abgegrenzt werden, damit der Zählstand rechtlich sauber bleibt. Der anschließende Differenz-Workflow führt Fachanwender Schritt für Schritt durch die Ursachenklärung und unterstützt die Freigabe im Vier-Augen-Prinzip. Über den COSYS WebDesk behalten Verantwortliche Fortschritt, Hotspots und Abweichungen im Blick. Live-Ansichten und Berichte erleichtern es, Engpässe früh zu erkennen und Teams gezielt zu steuern. Ergebnisse lassen sich strukturiert exportieren, revisionssicher archivieren und bei Bedarf direkt an das ERP – etwa SAP, Microsoft Dynamics oder Sage – zurückspielen. So bleiben Soll- und Istbestände synchron, und unnötige Doppelarbeit wird vermieden.

In der Praxis bedeutet das: schnellere Zählungen, weniger Nacharbeiten und eine deutlich geringere Fehlerrate. Durch die konsequente Digitalisierung verkürzt sich die Inventurdauer, Stillstandszeiten im Lager sinken und Prüfungen laufen ruhiger ab, weil die geforderten Nachweise unmittelbar verfügbar sind. Teams arbeiten mit vertrauten mobilen Geräten – von robusten MDEs bis zu Smartphones – auch offline, wenn kein Netz vorhanden ist. Sobald eine Verbindung besteht, werden die Daten sicher synchronisiert, Konflikte automatisch erkannt und sauber aufgelöst.

Fazit

Revisionssicherheit entsteht nicht zufällig, sondern durch klare Prozesse, verlässliche Daten und vollständige Dokumentation. Die Stichtagsinventur bleibt dafür der entscheidende Referenzpunkt. Mit der COSYS Inventur Software wird aus einer Pflichtaufgabe ein transparenter, steuerbarer und rechtssicherer Prozess. Die Anwendung führt durch die Zählung, prüft in Echtzeit, dokumentiert lückenlos und übergibt Ergebnisse nahtlos an nachgelagerte Systeme. Unternehmen profitieren von belastbaren Beständen, stabilen Abschlüssen und mehr Gelassenheit in der Prüfung. Wer Inventuren künftig schneller, genauer und stressfreier erledigen will, setzt auf digitale Prüfbarkeit – und damit auf COSYS.