Klingt zu gut, um wahr zu sein? Ist es aber nicht, denn waren die Prozesse früher aufgrund der Komplexität schwer zu automatisieren, eröffnen sich dank der rasanten Fortschritte mit künstlicher Intelligenz hier ganz neue Möglichkeiten.

Was ist ein Leistungsverzeichnis?

Ein Leistungsverzeichnis ist ein detailliertes Dokument, das alle Bauleistungen und Materialanforderungen eines Projekts aufführt. Diese Dokumente sind äußerst vielfältig und können eine große Bandbreite an Positionen und Beschreibungen enthalten – von einfachen Bauleistungen wie dem Verlegen von Rohren bis hin zu komplexen Aufgaben wie dem Bau von Gebäuden oder Infrastrukturen.

Es bildet die Grundlage für die Erstellung von Angeboten und die spätere Abrechnung von Bauleistungen. Ein Leistungsverzeichnis ist somit ein zentrales Element im Bauprozess, das die Planungs- und die darauffolgende Ausführungsphase strukturiert

Automatisierte Bearbeitung von Leistungsverzeichnisse: Wie KI-Technologie die Erstellung und Auswertung revolutioniert

Wie schon erwähnt, werden Leistungsverzeichnisse traditionell manuell erstellt und ausgewertet, denn die Komplexität, die diese Ausschreibungsunterlagen mit sich bringen, stellt eine besondere Herausforderung für die Automatisierung dar. Zumindest war das bisher so.

Denn die kontinuierliche Weiterentwicklung von KI-Technologien ermöglicht es heute schon, Leistungsverzeichnisse automatisch auszulesen, um Beziehungen der Textelemente zueinander zu erkennen und diese Informationen aus dem Kontext zu extrahieren. Dies geschieht unabhängig vom Aufbau und Format des Textes, wodurch Informationen schnell, effizient und präzise extrahiert werden können. Es geht aber noch weiter: zusätzlich zur reinen Textanalyse können relevante Positionen in den Dokumenten automatisiert erkannt und die entsprechenden Produkte aus dem unternehmensinternen Portfolio vorgeschlagen werden. Die Mitarbeitenden im Vertriebsinnendienst können daraufhin die Vorschläge noch einmal manuell prüfen und bei Bedarf nacharbeiten, anstatt selbst Seite für Seite den Text durchzugehen und die Produkte selbst herauszusuchen. Neben der enormen Zeitersparnis durch die Reduktion der manuellen Prozesse wird auch die damit einhergehende Fehlerquote auf ein Minimum reduziert. Denn die KI lernt mit jedem Angebot, das abgegeben wird mit, sodass die Vorschläge immer präziser und aussagekräftiger werden. So sparen Unternehmen nicht nur Zeit, sondern können auch schneller auf Ausschreibungen reagieren und ihre Angebote fristgerecht einreichen.

Mehr Aufträge gewinnen: Wie KI die Erfolgsquote bei Ausschreibungen steigert

Ein weiterer Benefit, der sich durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz bei der Leistungsverzeichnis-Bearbeitung ergibt, ist, dass durch den Einsatz der Algorithmen auch historische Daten sowie die aktuelle Marktsituation in die Angebotserstellung mit einfließen kann. Verliert man Ausschreibungen aus einem bestimmten PLZ-Gebiet mit einer Wahrscheinlichkeit von über 50%, so kann dies die KI schneller und präziser auswerten, als das Bauchgefühl des Menschen. Und genau solche Informationen sind wichtig, denn sie trennen bereits in einer sehr frühen Phase der Angebotsstellung die Spreu vom Weizen. Die Vertriebsmitarbeitenden sind so in der Lage sich um die Angebotsstellungen zu kümmern, die auch mit ziemlich hoher Wahrscheinlichkeit gewonnen werden. Diese Genauigkeit erhöht die Chancen, den Zuschlag für Projekte zu erhalten und gleichzeitig profitabel zu bleiben.

Intelligente Textanalyse: Wie KI die Komplexität von Leistungsverzeichnissen durchdringt

Beim Auslesen von Leistungsverzeichnissen mithilfe von künstlicher Intelligenz wird die natürliche Sprache zunächst in einzelne Bestandteile zerlegt, sodass die Bedeutung der Textelemente sowie deren angeforderte Position im Dokument erfasst werden. Anschließend setzt die KI alle erfassten Elemente in Kontext zueinander. So lassen sich die komplexen inhaltlichen Zusammenhänge erfassen – unabhängig von Format, Aufbau oder Formulierung.

Vorteile einer KI-Software zum Auslesen von Leistungsverzeichnissen 

• Zeitersparnis 
  Durch den Einsatz von Software zur Automatisierung der bisher manuellen Datenerfassung und Produktzuordnung aus Leistungsverzeichnissen spart der Vertriebsinnendienst viel Zeit bei der Bearbeitung von Anfragen. 
• Genauigkeit 
  Die Verwendung von Software zum Auslesen und Zuordnen der relevanten Positionen aus Leistungsverzeichnissen verbessert die Genauigkeit, da menschliche Fehler minimiert und die Daten konsistent und präzise verarbeitet werden. 
• Effizienz 
  Die Software ermöglicht eine effizientere Nutzung von Ressourcen, da durch die automatisierten Zusammenfassungen und die Produktzuordnungen die benötigten Informationen schneller zugänglich sind. So können mehr Anfragen in viel kürzerer Zeit bearbeitet werden. 
• Transparenz 
  Die strukturierte Darstellung der Daten aus den Leistungsverzeichnissen gibt Mitarbeitern jederzeit die Möglichkeit, ihre Arbeit besser zu strukturieren und Wichtiges zuerst zu erledigen. 

Wann lohnt sich der Einsatz von KI beim Bearbeiten von Leistungsverzeichnissen? 

• Hohe Anfragevolumina 
  Bearbeitet der Vertrieb mehrere hundert oder sogar mehrere tausend Anfragen im Jahr, ist eine Automatisierung des Prozesses ein großer Hebel und kann den Anfrageprozess oftmals um mehr als die Hälfte verschlanken.
• Zeitintensive Bearbeitung 
  Wenn die Bearbeitung der eingehenden Anfragen besonders zeitintensiv ist, kann sich der Einsatz von künstlicher Intelligenz auch bei geringeren Anfragevolumen lohnen. 
• Kapazitätsengpässe
  Kann der Vertrieb bzw. der Vertriebsinnendienst die Menge an eingehenden Anfragen kaum bewältigen und/oder gibt oft Angebote verspätet ab, ist auch dies ein Indikator dafür, dass über den Einsatz von künstlicher Intelligenz nachgedacht werden sollte. 

  Effizienzsteigerung im Bauwesen: Mit KI zu präziseren und schnelleren Angeboten 

  Die Einführung von KI-basierten Prozessen beim Bearbeiten von Leistungsverzeichnissen revolutioniert das Bauwesen. Diese Technologie automatisiert nicht nur zeitaufwendige Prozesse, sondern reduziert Fehler, steigert die Effizienz und verbessert die Genauigkeit von Angeboten.  

  Durch das automatische Auslesen und Verarbeiten von Leistungsverzeichnissen sparen Unternehmen wertvolle Zeit, die wiederum in strategische Aufgaben investiert werden kann. Darüber hinaus ermöglicht die intelligente Software eine bessere Zusammenarbeit und optimiert die Angebotskalkulation, was Ihre Wettbewerbsfähigkeit erheblich steigert. 

  Die Kernbotschaft ist klar: Der Einsatz von KI in der Leistungsverzeichnis-Bearbeitung ist ein entscheidender Schritt, um Unternehmen in der Bau- und Bauzulieferer-Branche zukunftssicher und wettbewerbsfähig zu machen. Es ist an der Zeit, bewährte Ansätze hinter sich zu lassen und die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen. 

  Sie möchten wissen, wie Unternehmen im Bauwesen ihre Leistungsverzeichnisse mit KI schneller und präziser bearbeiten? Hier gibt es noch einen aktuellen Podcast.