Werksverkehr bedeutet weit mehr als „kurz etwas von A nach B bringen“. Transportanforderungen entstehen in vielen Bereichen gleichzeitig: Produktionsmaterial wird nachgefordert, Ersatzteile müssen zur Instandhaltung, Muster und Prototypen wechseln zwischen Abteilungen, interne Post wird verteilt – und manchmal steht zusätzlich die Übergabe an externe Dienstleister (z. B. KEP) an.

Meist beginnt alles mit einer Transportmeldung: Es wird erfasst, was wohin soll – im Idealfall inklusive Angaben zu Inhalt, Priorität und gewünschtem Zeitpunkt. Darauf folgt die Disposition: Aufträge werden sortiert, zusammengefasst und passenden Mitarbeitenden oder Fahrzeugen zugewiesen. Anschließend kommt die Durchführung (Abholung, ggf. Zwischenstationen, Zustellung) samt Rückmeldung, dass der Auftrag abgeschlossen ist. Genau in dieser Phase zeigt sich, ob der Prozess stabil läuft – oder ob Rückfragen, Suchzeiten und Missverständnisse den Betrieb bremsen.

Wo liegen die häufigsten Herausforderungen?

Viele Unternehmen merken erst dann, wie kritisch das Thema ist, wenn es bereits hakt. Oft laufen Transportaufträge parallel über Telefon, Zuruf, Papier, Excel oder Chat – ohne klare Zuständigkeiten und ohne zentrale Übersicht. Bei Rückfragen beginnt dann das typische „Wer hat das gerade?“ oder „Ist das schon angekommen?“. Fehlt diese Transparenz, entstehen Verzögerungen in Produktion und Versand, zusätzlicher Abstimmungsaufwand und eine geringe Planbarkeit.

Hinzu kommen klassische Situationen aus der Werkslogistik: Eilfahrten wegen Materialmangel, Rückholungen bei Fehlbelieferungen oder dringendem Bedarf sowie die oft unterschätzte Lademittelthematik (Paletten, Gitterboxen, Rollcontainer, Kisten). Werden Lademittelbewegungen nicht sauber dokumentiert, sind Verluste und Bestandsdiskussionen fast vorprogrammiert.

Ein weiterer Knackpunkt: fehlende Messbarkeit. Wer nicht erkennt, welche Strecken besonders häufig gefahren werden, wo Wartezeiten entstehen oder welche Übergabepunkte überlastet sind, kann nur schwer optimieren. Gleichzeitig wird es ohne belastbare Daten schwierig, Transportleistungen fair auf Kostenstellen oder Abteilungen zu verrechnen.

COSYS im Werksverkehr: Funktionen, die Probleme konkret adressieren

COSYS setzt dort an, wo interne Transporte im Alltag schnell „unsichtbar“ werden: bei der strukturierten Erfassung, der zentralen Steuerung und der lückenlosen Dokumentation.

1) Digitale Auftragserfassung statt Zuruf

Transport- und Abholaufträge können über eine Webmaske bzw. direkt im COSYS WebDesk angelegt werden – mit Start, Ziel, Inhalt, Priorität und weiteren Details. Der Prozess beginnt damit nachvollziehbar und vollständig dokumentiert.

2) Zentrale Disposition mit Überblick

Im WebDesk sehen Disponenten offene und laufende Aufträge gebündelt in einer Übersicht. Aufträge lassen sich priorisieren, zusammenfassen und gezielt Mitarbeitenden, Fahrzeugen oder Transportmitteln zuweisen. Wiederkehrende Abläufe können als Touren organisiert werden, die automatisch mit den jeweils bereitstehenden Sendungen arbeiten – ohne zusätzlichen Erfassungsaufwand.

3) Mobile Ausführung direkt im Prozess

Mit der mobilen App bearbeiten Mitarbeitende ihre Aufträge auf Smartphone, Tablet oder MDE. Sendungen werden per Barcode oder RFID erfasst und am Ziel digital übergeben. Zustellungen lassen sich bei Bedarf mit Zeitstempel, Foto oder Unterschrift belegen – das reduziert Nachfragen und macht den Ablauf belastbar. Auch spontane Zusatzaufträge oder Rückholungen können mobil erfasst werden, sodass die Disposition sofort reagieren kann.

4) Track & Trace als Transparenz-Engine

Mit Track & Trace wird jeder Schritt dokumentiert: Abholung, Stationen, Übergaben – alles chronologisch und in Echtzeit nachvollziehbar. Verantwortliche sehen Status und Historie sofort, statt im Betrieb Informationen zusammensuchen zu müssen. Optional kann GPS-Tracking helfen, Transporte auf großen Werksgeländen live zu verfolgen.

5) Integrierte Lademittelverwaltung für klare Bestände

Gerade bei Paletten und Behältern bringt COSYS zusätzlichen Nutzen: Bewegungen von Europaletten, Gitterboxen, Rollcontainern oder Kisten können verfolgt und Sendungen direkt zugeordnet werden. Palettenkonten je Standort/Abteilung/Partner inklusive Auswertungen sorgen für Transparenz. Auch die Fotodokumentation beschädigter Lademittel ist möglich – um Diskussionen zu vermeiden und Verluste zu senken.

6) Schnittstellen und Einbindung moderner Szenarien

Interner Transport ist selten ein Inselsystem. COSYS kann Transportaufträge aus ERP-, MES- oder Lagerverwaltungssystemen übernehmen und Statusinformationen inklusive Zeitstempeln und Nachweisen zurückspielen. Technisch werden u. a. CSV/XML/JSON, REST/SOAP und Datenbankanbindungen unterstützt; Integrationen beispielsweise zu SAP oder Microsoft Dynamics werden ebenfalls genannt.
Darüber hinaus lassen sich auch AMR (autonome mobile Roboter) in die Disposition einbinden. Für zeitversetzte Übergaben können Smart Locker genutzt werden, um Übergaben auch ohne persönliche Anwesenheit sauber nachvollziehbar abzubilden.

Mehr Steuerung durch COSYS Business Intelligence

Sobald Aufträge, Scans, Zeiten und Übergaben digital erfasst werden, entsteht der größte Hebel: Daten werden auswertbar. COSYS beschreibt BI als Ergänzung zum WebDesk, die Prozess- und Bewegungsdaten analysiert, Muster sichtbar macht und daraus konkrete Optimierungspotenziale ableitet.

In interaktiven Dashboards lassen sich beispielsweise Transportdurchlaufzeiten, Wartezeiten an Übergabepunkten oder die Auslastung einzelner Stationen darstellen. Damit werden Engpässe früh erkennbar, Ressourcen gezielter planbar und Materialflüsse stabiler – sowohl im Tagesgeschäft als auch strategisch.

Zusätzlich ermöglicht BI eine verursachergerechte Leistungsverrechnung: Transportaufwände können transparent Abteilungen, Standorten oder Kostenstellen zugeordnet werden – hilfreich für interne Abrechnung, Budgetplanung und die wirtschaftliche Bewertung von Optimierungsmaßnahmen.

Fazit

Innerbetriebliche Transporte sind ein zentraler Produktivitätsfaktor – und gleichzeitig in vielen Unternehmen noch zu wenig gesteuert. Wer Transportaufträge digital erfasst, zentral disponiert, mobil abwickelt und lückenlos nachverfolgt, reduziert Suchzeiten und Rückfragen deutlich und schafft die Basis für echte Prozesskontrolle. COSYS kombiniert dafür WebDesk, mobile App, Track & Trace, Zustellnachweise, Lademittelverwaltung und Schnittstellen in einer skalierbaren Lösung. Mit Business Intelligence werden interne Transporte außerdem messbar: Engpässe werden sichtbar, Ressourcen lassen sich besser planen und Transportkosten fair zuordnen.