Gesetzliche Anforderungen und Compliance-Herausforderungen

Die lückenlose Dokumentation von Bestandsveränderungen ist eine strikte gesetzliche Pflicht. Viele Unternehmen riskieren bei Betriebsprüfungen Sanktionen, da historische Inventurdaten oft unvollständig oder nicht revisionssicher gespeichert sind. Die Herausforderung besteht darin, eine lückenlose Datenkette über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren manipulationssicher und jederzeit abrufbar vorzuhalten.

Digitale Erfassung und systemseitige Unveränderbarkeit

Hier setzt COSYS mit einer spezialisierten Inventurlösung an, die den gesamten Lebenszyklus der Inventurdaten digital abbildet. Durch den Einsatz moderner MDE-Geräte von Partnern wie Zebra oder Honeywell werden Bestände präzise per Barcodescan erfasst und in Echtzeit an das WebDesk-Backend übertragen. Der entscheidende Vorteil liegt in der „Einfrierung“ der Datensätze nach Abschluss der Zählung: Alle relevanten Informationen inklusive Zeitstempel, Nutzer-ID und lückenloser Korrekturprotokolle bleiben im System unveränderbar gespeichert.

Die Vorteile der zentralen Datenhaltung im COSYS WebDesk umfassen:

• Zentraler Audit-Zugriff: Unabhängig vom Standort können Inventurdaten vergangener Jahre gefiltert, verglichen und für Audits herangezogen werden.
• Standardisierter Datenexport: Die Bereitstellung für Wirtschaftsprüfer erfolgt in gängigen Formaten wie PDF, Excel oder XML, was die Verfahrensdokumentation unterstützt und die Prüfungsdauer erheblich verkürzt.

Validierung der Datenqualität und Prozesssicherheit

COSYS verbindet über 40 Jahre Logistik-Expertise mit modernster Cloud-Infrastruktur. Das Ergebnis ist eine Archivierung, die nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllt, sondern die Datenqualität durch automatisierte Plausibilitätsprüfungen bereits während der Erfassung signifikant steigert.

Risikominimierung und operativer Effizienzgewinn

Der Einsatz der COSYS-Lösung führt zu einer signifikanten Reduktion des administrativen Aufwands bei der Nachbereitung der Inventur. Unternehmen profitieren von maximaler Rechtssicherheit gegenüber den Finanzbehörden und vermeiden kostspielige Schätzungen durch das Finanzamt aufgrund mangelhafter Dokumentation. Zudem ermöglichen historische Inventurdaten präzise Analysen von Bestandsdifferenzen über mehrere Geschäftsjahre hinweg.

Fazit

Die Digitalisierung der Inventurprozesse ist das Fundament für eine rechtssichere Unternehmensführung. Mit COSYS wandeln Unternehmen ihre Inventurdaten von einer bloßen Pflichtdokumentation in ein strategisches Asset um, das jederzeit revisionssicher zur Verfügung steht.

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