Früh planen: Aber wann genau?

Gesetzlich sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, mindestens einmal jährlich eine vollständige Bestandsaufnahme durchzuführen. Doch der Zeitpunkt ist oft entscheidend für den Aufwand. Viele Betriebe wählen das Ende des Geschäftsjahres, meist den 31. Dezember. Dieser Zeitpunkt hat steuerliche Vorteile, kann jedoch je nach Branche und Betriebskalender mit einem erhöhten operativen Aufwand einhergehen.

Entscheidend ist nicht nur wann die Inventur stattfindet, sondern wie gut sie vorbereitet ist. Eine sorgfältige Planung mit ausreichend Vorlaufzeit stellt sicher, dass Zählbereiche klar definiert, Stammdaten gepflegt und die richtigen Werkzeuge rechtzeitig bereitstehen – ganz gleich, welchen Inventurzeitraum das Unternehmen gewählt hat. So lassen sich gesetzliche Anforderungen in der DACH-Region zuverlässig erfüllen und gleichzeitig Kosten, Fehlerquoten und Aufwand deutlich reduzieren.

5 Schritte zur erfolgreichen Inventurplanung

1. Zählbereiche und Verantwortlichkeiten festlegen: Definieren Sie vorab klare Lagerbereiche und benennen Sie zuständige Mitarbeiter. Je strukturierter die Aufteilung, desto schneller und fehlerfreier verläuft die Aufnahme.
2. Stammdaten im ERP bereinigen: Nicht gepflegte Artikelstammdaten führen zu Fehlern bei der Zählung. Prüfen Sie vor der Inventur, ob alle Artikel korrekt angelegt, Einheiten konsistent und veraltete Bestände ausgebucht sind.
3. Inventurtermin mit dem Betriebsablauf abstimmen: Planen Sie den Inventurtag so, dass möglichst wenig Warenbewegung stattfindet. Lieferungen und Wareneingänge sollten an diesem Tag pausiert oder im System klar getrennt erfasst werden.
4. Hardware und Software rechtzeitig bereitstellen: Mobile Datenerfassungsgeräte (MDE) müssen konfiguriert und getestet sein. Wer mit COSYS arbeitet, erhält die Leihgeräte vorinstalliert und einsatzbereit, inklusive Ersatzgeräteservice für den Notfall.
5. Aus der Vergangenheit lernen: Nutzen Sie die Inventurhistorie Ihres Systems, um kritische Zonen zu identifizieren. Der COSYS WebDesk bietet mit der Prozessdatenanalyse (PDA) jahresübergreifende Auswertungen, die Mengen- oder Werteausreißer sofort sichtbar machen.

Digitale Inventur: Schluss mit Papierlisten

Der Einsatz moderner Inventursoftware auf mobilen Endgeräten ersetzt fehleranfällige Papierlisten vollständig. Mit der COSYS Inventursoftware erfassen Ihre Mitarbeitenden den Warenbestand direkt per Barcode-Scan oder Kamerafunktion. Dank der hybriden Online-/Offline-Fähigkeit ist ein unterbrechungsfreies Arbeiten auch bei instabiler Netzverbindung, in Funklöchern oder in Kellerräumen möglich.

Die Daten fließen in Echtzeit in den COSYS WebDesk. Dort erfolgt der SOLL-/IST-Abgleich sowie die Plausibilitätsprüfung. Mit wenigen Klicks werden die bereinigten Daten in Ihr ERP-System wie SAP, Sage, Microsoft Dynamics oder Weclapp übertragen. Das Ergebnis ist eine revisionssichere Dokumentation und volle Transparenz für Ihre Buchhaltung und Ihren Wirtschaftsprüfer.

Fazit: Planung ist die halbe Inventur

Wer die Jahresinventur frühzeitig angeht und mit dem richtigen Werkzeug ausstattet, macht aus einer Pflicht einen wertvollen Optimierungsprozess. COSYS unterstützt Unternehmen seit fast 40 Jahren dabei, von der Bereitstellung der Hardware bis zur fehlerfreien Datenübergabe an das ERP-System.

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