Steigende Spritpreise, wachsender Konkurrenzdruck und schwankende Auslastung: Viele Taxi- und Mietwagenunternehmen stehen aktuell vor wirtschaftlichen Herausforderungen. Die Lösung? Ein cleverer Mix aus verschiedenen Einnahmequellen. Krankenfahrten bieten dabei einen entscheidenden Vorteil: planbare, regelmäßige Fahrten und gesicherte Einnahmen durch direkte Abrechnung mit den Krankenkassen. Gerade für Taxibetriebe, die bisher vor allem auf spontane Fahrten gesetzt haben, kann dieser Mix aus klassischem Taxigeschäft und Krankenfahrten wirtschaftlich den Unterschied machen.

Wichtig: In diesem Artikel geht es um Krankenfahrten (Taxi- oder Mietwagen-Transporte zu Arztbesuchen, Dialyse, Reha oder Therapien ohne medizinische Begleitung im Fahrzeug gemäß § 60 SGB V). Das darfst du nicht verwechseln mit qualifizierten Krankentransporten (mit Rettungsassistenten und Spezialausrüstung).

Bevor du mit der Akquise startest, solltest du die grundlegenden Voraussetzungen erfüllen: Du benötigst ein Institutionskennzeichen (IK), den P-Schein für alle Fahrer sowie Verträge mit den Krankenkassen. Alle Details zur Gründung eines Krankenfahrdienstes und zu den rechtlichen Anforderungen findest du in unserem vorherigen Blogartikel zur Gründung eines Krankenfahrdienstes.

Jetzt aber zur zentralen Frage: Wie kommst du an Krankenfahrten? Hier sind 8 bewährte Strategien.

Tipp 1: Registriere dich bei Kassenportalen und halte Kontakt zu den Kassen

Viele Krankenkassen nutzen eigene Portale oder Listen, über die Krankenfahrten vergeben werden. Ein Beispiel ist Fakoplex der AOK Bayern: Dort wirst du als Anbieter eingetragen und erhältst automatisch Ausschreibungen per E-Mail, auf die du online bieten kannst. Der Vorteil: transparent, regelmäßig, automatisiert.

Andere Kassen wie der vdek NRW arbeiten anders: Hier läuft vieles über direkte Ansprechpartner. Du meldest dich bei der Kasse, stellst dich vor und wirst bei passenden Fahrten kontaktiert. Es gibt also nicht immer ein öffentliches Verzeichnis, durch das du selbst stöbern kannst.

Unser wichtigster Tipp: Frag bei deinen Krankenkassen nach! Wie läuft das bei euch? Gibt es Verzeichnisse? Wer ist mein Ansprechpartner? Fragen kostet nichts – am besten klärst du das gleich beim Vertragsabschluss. Jede Kasse handhabt das ein wenig anders, deshalb lohnt sich der direkte Draht.

Tipp 2: Baue Kontakte zu Arztpraxen und Therapiezentren auf

Arztpraxen, Physiotherapie-Praxen und kleinere Dialysezentren sind ein guter Einstieg – die Hürden sind hier niedriger als bei großen Kliniken. Geh persönlich vorbei oder schreib eine freundliche E-Mail an die Praxisleitung: „Haben Sie schon jemanden für Krankenfahrten? Darf ich Ihnen unser Angebot kurz vorstellen?“

Hinterlasse Visitenkarten für das Empfangsteam und frage, ob du Flyer im Wartezimmer auslegen darfst. Wichtig: Ein Flyer für Ärzte ist etwas anderes als ein Flyer für Patienten. Für Ärzte solltest du betonen, dass du zuverlässig, pünktlich und mit IK-Abrechnung arbeitest. Für Patienten geht es eher um Komfort, Freundlichkeit und einfache Buchung. Überlege dir genau, wen du ansprechen möchtest.

Tipp 3: Sprich Patienten direkt an

Mundpropaganda ist eine der günstigsten und effektivsten Methoden. Verteile nach jeder Fahrt deine Visitenkarte – natürlich nur, wenn der Kunde einverstanden ist. Ein kurzer Satz reicht: „War alles in Ordnung? Hier ist meine Karte – empfehlen Sie mich gerne weiter.“

Frage in Wartezimmern von Arztpraxen, ob du Visitenkarten oder Flyer für Patienten auslegen darfst. Achte darauf, dass die Ansprache patientenfreundlich ist: verständlich, sympathisch, serviceorientiert. Auch eine auffällige Fahrzeugfolierung mit deiner Telefonnummer kann helfen, dass Patienten dich im Alltag wahrnehmen und sich merken. Rechtlich ist hier wichtig: Werbung für Privatpersonen unterliegt strengeren Regeln. Keine Massen-E-Mails an Patienten ohne deren Einwilligung! Flyer in öffentlichen Wartebereichen sind aber in Ordnung (sofern die Praxis zustimmt).

Tipp 4: Kooperationen mit großen Einrichtungen

Größere Dialysezentren, Kliniken und Pflegeheime bieten enormes Potenzial: regelmäßige Fahrten, hohe Frequenz (z. B. Dialyse-Patienten 2-3 Mal pro Woche), langfristige Zusammenarbeit. Aber: Die Hürden sind hier höher. Große Träger haben oft bereits etablierte Partnerschaften, die Entscheidungswege sind komplex.

Dein Ansatz sollte hier langfristig sein. Konzentriere dich auf diese Einrichtungen:

• Große Dialysezentren: Sehr regelmäßige Fahrten, aber meist schon vergeben
• Kliniken: Entlassmanagement, OP-Zentren für Termintransporte
• Pflegeheime und Betreutes Wohnen: Hoher Bedarf durch regelmäßige Arztbesuche
• Reha-Einrichtungen: Patiententransporte zu Therapien

Kontaktiere die Logistik-Abteilung, die Geschäftsleitung oder den Sozialdienst (bei Pflegeheimen). Stell dich vor, biete Probefahrten an und zeige, was dich besser macht als die Konkurrenz: Zuverlässigkeit, moderne Fahrzeuge, flexible Verfügbarkeit. Klopfe immer wieder vorsichtig an, aber bleib hartnäckig. Selbst große Dialysezentren haben vermutlich schon jemanden – aber wenn du dich im Laufe der Zeit als bessere Alternative positionierst, hast du eine Chance.

Tipp 5: Nutze LinkedIn und Business-Netzwerke

LinkedIn ist kein Spielplatz für Patienten, sondern ein Netzwerk für Geschäftskontakte. Tritt hier Gruppen bei, wo sich auch andere Anbieterinnen und Anbieter von Taxifahrten und/oder Krankenfahrten vernetzen. Suche gezielt nach Kontakten aus Kliniken, Dialysezentren oder Pflegeeinrichtungen und schreibe personalisierte Nachrichten – keine Spam-Massenmails!

Besuche regelmäßig IHK-Veranstaltungen zu Gesundheit, Mobilität oder Gewerbe (etwa einmal im Monat). Hier triffst du Entscheider aus der Branche und knüpfst wertvolle Kontakte. Auch das Taxiforum ist eine gute Anlaufstelle: Tausche dich mit Kollegen aus, stelle Fragen, lerne von deren Erfahrungen.

Tipp 6: Optimiere deine Online-Präsenz mit Google My Business

Bevor Patienten oder Einrichtungen bei dir anrufen, googeln sie dich. Ein kostenloses Google My Business-Profil ist deshalb Pflicht. So gehst du vor:

• Profil anlegen mit Adresse, Öffnungszeiten und Telefonnummer
• Fotos deiner Fahrzeuge hochladen (modern, sauber, rollstuhlgerecht wirkt vertrauenserweckend)
• Bewertungen sammeln – bitte zufriedene Kunden nach jeder Fahrt freundlich darum
• Regelmäßig Updates posten (z. B. „Neue Rollstuhlrampe installiert!“ oder „Jetzt auch samstags erreichbar“)
• Fragen von Nutzern schnell beantworten

Etwa 5 Minuten pro Woche reichen. Dein Ziel: Bei der Suchanfrage „Krankenfahrt“ in Zusammenhang mit dem Namen deiner Stadt oder Gemeinde auf Seite 1 landen! Ergänze dein Profil idealerweise mit einer Website, die einen Routenrechner und ein Kontaktformular bietet. Investiere Zeit in deine Online-Sichtbarkeit – das zahlt sich langfristig aus.

Tipp 7: Halte Augen und Ohren offen – lerne von der Konkurrenz

Was macht die Konkurrenz? Welche Flyer liegen in den Wartezimmern, die du besuchst? Welche Anzeigen schalten andere Unternehmen? Schau dir an, wie sich neue, aufstrebende Anbieter positionieren. Manchmal haben diese frische Ideen, die auch für dich funktionieren könnten.

Google „Krankenfahrten“ in Zusammenhang mit dem Namen deiner Stadt / Gemeinde und analysiere, wer oben steht. Was machen die besser? Nutze diese Erkenntnisse für deine eigene Strategie. Und keine Sorge: Kopieren ist im Marketing völlig okay – solange du es besser machst.

Tipp 8: Überlege, ob Spezialisierung für dich Sinn macht

Wenn du merkst, dass es nicht so läuft wie gedacht, kann Spezialisierung eine Lösung sein. Rollstuhlfahrten, Liegendtransporte oder Tragestühle – das sind Nischen mit weniger Konkurrenz und hohem Bedarf, vor allem in Pflegeheimen. Ein Fahrzeugumbau kostet Geld (DEKRA-Prüfung erforderlich), zahlt sich aber oft aus.

Spezialisierung bedeutet auch, Fahrten zu übernehmen, die normale Taxidienste oft nicht mehr leisten können (fehlende Expertise oder Ausstattung) und die für qualifizierte Krankentransporte (Rettungsdienste) zu unterqualifiziert wären. Gerade jetzt, wo Anbieter von qualifizierten Transporten in vielen Teilen Deutschlands sich schwer halten können, entstehen hier (kommunale) Nischen. Finde heraus, wo in deiner Region Bedarf ist, den niemand deckt – und fülle genau diese Lücke.

Darauf solltest du achten

• Budget und Zeit richtig einsetzen: Am Anfang reichen 200 bis 500 Euro für Visitenkarten und Flyer (vor allem für Geschäftskunden). Google My Business ist kostenlos. Vermeide teure bezahlte Werbung auf Facebook oder Google oder Zeitungsanzeigen. So etwas lohnt sich erst bei größerem Fuhrpark. Investiere lieber einen von dir festgelegten Teil deiner Zeit.
• Der Mix macht’s: Setze nicht alles auf eine Karte. Beispielsweise sollten 40 Prozent deiner Fahrten von Kassenportalen kommen, 30 Prozent von Kliniken und Dialysezentren, 20 Prozent von Arztpraxen und 10 Prozent über Netzwerk und Mundpropaganda. Diversifikation schützt dich vor Ausfällen und saisonalen Schwankungen.
• Datenschutz und rechtliche Grenzen: Patientendaten sind sensibel – halte dich an die DSGVO. Bei Werbung an Einrichtungen darfst du Flyer und E-Mails an allgemeine Adressen schicken, vergiss aber bei Mails nicht das Angebot, sich aus dem Versandverzeichnis löschen zu lassen (Opt-out). Bei Werbung an Patientinnen und Patienten sind Kaltmails ohne Einwilligung tabu. Flyer in Wartebereichen sind erlaubt, sofern die Praxis zustimmt.

Erfolg im Krankenfahrten-Geschäft kommt nicht über Nacht. Plane Jahre ein, bis du wirklich etabliert bist. Große Einrichtungen brauchen Zeit – bleib dran, klopf immer wieder höflich an, verbessere deinen Service kontinuierlich. Am Ende zählt Zuverlässigkeit, Freundlichkeit und pünktliche Abrechnung. Hol dir nach jeder Fahrt Feedback und setze Verbesserungen um. So baust du dir langfristig einen guten Ruf auf – und der ist unbezahlbar.