Según explica Validato, la base legal es la Ley Orgánica 8/2021, de 4 de junio, de protección integral a la infancia y la adolescencia frente a la violencia (LOPIVI). Desde su entrada en vigor, este certificado es un requisito legal obligatorio, no una recomendación de buenas prácticas, para el acceso y el ejercicio de cualquier profesión, oficio o actividad que implique contacto habitual y regular con menores, tanto en el empleo remunerado como en el voluntariado. La norma se apoya en el Real Decreto 1110/2015, que creó el Registro Central de Delincuentes Sexuales y de Trata de Seres Humanos, posteriormente actualizado por el Real Decreto 407/2024.

Una de las dudas más frecuentes entre empresas y organizaciones, según Validato, es qué significa exactamente «contacto habitual» en la práctica. La AEPD aclara que la obligación se activa cuando los menores son destinatarios principales de la actividad —un profesor, un monitor de campamento, un entrenador de un equipo infantil—, pero no cuando puedan estar presentes de forma meramente incidental, como en el caso de un repartidor que entrega paquetes en un colegio. Esta distinción es importante, según la compañía, tanto para no exigir el certificado a puestos que no lo requieren como para no dejar de exigirlo a los que sí.

El procedimiento para obtenerlo es sencillo y, a diferencia del certificado de antecedentes penales general, gratuito: es el propio candidato quien lo solicita a través de la sede electrónica del Ministerio de Justicia o de forma presencial, y quien lo entrega voluntariamente al empleador. Según Validato, la empresa debe limitarse a confirmar, y en muchos casos declarar por escrito, que el puesto ofertado implica efectivamente ese contacto habitual con menores, ya que es precisamente esa confirmación la que legitima la solicitud.

«Un resultado positivo no da a la empresa vía libre para hacer pública la razón de un rechazo; sigue siendo un dato de categoría especial que exige la misma discreción y proporcionalidad que cualquier otro, documentado siempre con la finalidad de proteger a los menores, no de estigmatizar», explica André Naef, CEO de Validato. Validato ayuda a empresas y organizaciones en España y a nivel internacional a gestionar este tipo de verificaciones con una plataforma de background checks que combina módulos seleccionables individualmente, certificación ISO 27001 y procesos adaptados al RGPD.