Eine leistungsfähige Paketannahme muss deshalb mehr leisten als Pakete entgegenzunehmen. Entscheidend ist, Sendungen unmittelbar digital zu erfassen, den Empfänger eindeutig zuzuordnen und die anschließende Postverteilung möglichst ohne manuelle Zwischenschritte zu organisieren. Die COSYS Postverteilung Software bildet diesen Prozess von der mobilen Erfassung bis zur Übergabe oder Bereitstellung im Paketschrank digital ab.

Hohes Paketvolumen macht manuelle Abläufe zum Engpass

Mit steigender Sendungszahl wächst nicht nur der Arbeitsaufwand. Auch kleine Prozessschwächen wirken sich stärker aus. Ein schlecht lesbarer handschriftlicher Vermerk, eine nicht weitergegebene E-Mail oder ein Paket ohne eindeutige Empfängerzuordnung kann zusätzliche Such- und Rückfrageprozesse auslösen.

Bei der digitalen Paketannahme wird deshalb bereits beim Eingang eine Datenspur erzeugt. Mitarbeiter scannen den Barcode der Sendung mit einem MDE-Gerät oder Smartphone und erfassen die relevanten Paketdaten. Empfänger, Absender und weitere Informationen werden digital dem Vorgang zugeordnet. Im COSYS WebDesk stehen die Sendungen anschließend zentral zur Verfügung und ihr weiterer Status bleibt nachvollziehbar.

Das ist gerade bei Lastspitzen entscheidend. Statt sich auf das Gedächtnis einzelner Mitarbeiter oder parallel geführte Listen zu verlassen, entsteht eine gemeinsame Informationsbasis für Empfang, Poststelle und interne Logistik.

Paketschrank reduziert Aufwand bei der letzten Übergabe

Eine der größten Herausforderungen beginnt häufig erst nach der Annahme: Das Paket muss zum Empfänger. Bei großen Gebäuden, mehreren Gebäudeteilen oder einem gesamten Campus bindet die persönliche Zustellung erhebliche Kapazitäten. Gleichzeitig sind Beschäftigte im Homeoffice, in Besprechungen, auf Station, im Labor oder in der Produktion nicht jederzeit erreichbar.

Ein Paketschrank kann diese Übergabe zeitlich entkoppeln. Die Sendung wird nach der Erfassung in ein zugewiesenes Fach gelegt. Der Empfänger erhält die notwendigen Informationen und holt das Paket selbstständig ab. Der Vorgang bleibt digital dokumentiert.

Dadurch kann die Poststelle insbesondere bei hohem Paketaufkommen einen Teil der klassischen Zustelltouren vermeiden. Gleichzeitig eignet sich das Prinzip für sehr unterschiedliche Sendungen, sofern Größe, Inhalt und interne Vorgaben eine Bereitstellung im Paketschrank zulassen.

Wenn Pakete intern weitertransportiert werden müssen

Nicht jede Sendung endet am Paketschrank. Auf weitläufigen Unternehmensstandorten müssen Pakete weiterhin zu bestimmten Abteilungen, Gebäuden oder Funktionsbereichen transportiert werden. Auch interne Sendungen gehören dazu. Eine IT-Abteilung verschickt beispielsweise Hardware an einen anderen Standort, die Technik versendet Ersatzteile oder ein Verwaltungsbereich übermittelt Unterlagen an eine Niederlassung.

COSYS kann diese Bewegungen ebenfalls digital begleiten. Abholung, Transport und Übergabe werden mobil dokumentiert. Dadurch lässt sich die Paketannahme mit der weiteren Inhouse Logistik verbinden, anstatt nach dem ersten Scan wieder in einen manuellen Prozess zu wechseln.

Für ausgehende Pakete kommt ein weiterer Arbeitsschritt hinzu: Versandinformationen müssen für den jeweiligen Paketdienst bereitstehen. Über KEP-Schnittstellen können relevante Versandprozesse digital angebunden werden. Die mobile Ermittlung von Paketabmessungen und Volumen unterstützt zusätzlich dabei, Länge, Breite und Höhe direkt am Packstück zu erfassen.

Schäden schon bei der Paketannahme dokumentieren

Je höher das Paketvolumen, desto wichtiger ist ein standardisierter Umgang mit Auffälligkeiten. Wird ein sichtbar eingedrücktes oder beschädigtes Paket lediglich angenommen und weiterverteilt, lässt sich später schwer nachvollziehen, in welchem Zustand es ursprünglich eingetroffen ist.

Hier ergänzt COSYS die Fotodokumentation um KI-Bildanalyse und Computer Vision. Beschädigungen an Paketen können fotografiert, erkannt und für die digitale Schadensmeldung beschrieben werden. COSYS KI unterstützt unter anderem bei der Erkennung von Schäden an Waren und Verpackungen und kann entsprechende Beschreibungen für digitale Berichte liefern.

Gerade bei hochwertigem IT-Equipment, empfindlicher Messtechnik oder technischen Komponenten schafft das eine bessere Dokumentationsgrundlage, ohne den Annahmeprozess unnötig kompliziert zu gestalten.

Paketdaten zeigen, wo zusätzliche Kapazität benötigt wird

Eine digitalisierte Postverteilung liefert neben dem aktuellen Sendungsstatus auch eine wertvolle Datengrundlage. Steigt das Paketaufkommen dauerhaft oder treten regelmäßig Spitzen auf, können Business Intelligence und Prozessdatenanalyse helfen, Muster sichtbar zu machen.

Relevant ist beispielsweise, zu welchen Tageszeiten besonders viele Sendungen eintreffen, wie lange Pakete bis zur Übergabe benötigen oder wie intensiv einzelne Paketschränke genutzt werden. So lässt sich beurteilen, ob tatsächlich mehr Personal benötigt wird oder ob sich Engpässe durch veränderte Zustellrouten, zusätzliche Schrankkapazitäten oder einen optimierten Annahmeprozess reduzieren lassen.

Steigendes Paketvolumen braucht skalierbare Prozesse

Mehr Pakete müssen nicht automatisch mehr manuellen Aufwand bedeuten. Voraussetzung ist allerdings, dass Paketannahme, Paketdaten, Postverteilung und Paketschrank als zusammenhängender Prozess betrachtet werden. COSYS verbindet dafür mobile Software, Paketschränke und passende Erfassungshardware mit MDE-Services, COSYS MDM sowie Business Intelligence und Prozessdatenanalyse.

Sie möchten ausprobieren, wie sich Ihre Paketannahme bei wachsendem Sendungsaufkommen digital organisieren lässt? Laden Sie die kostenlosen COSYS Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store herunter und testen Sie die mobile Sendungserfassung direkt in Ihrem eigenen Prozess.