Die eigentliche logistische Arbeit beginnt häufig erst innerhalb des Gebäudes. Lieferungen müssen identifiziert, Empfängern zugeordnet und entweder direkt weitertransportiert oder bis zur Abholung sicher bereitgestellt werden. Verteilen sich Fachbereiche über mehrere Etagen oder Gebäude, entstehen schnell zahlreiche parallele Warenbewegungen.

Gerade deshalb lohnt es sich, Pakete nicht erst beim Empfänger digital zu dokumentieren. Ihr interner Weg sollte bereits mit der Annahme beginnen.

Bereits beim Paketeingang entscheidet sich der weitere Weg

Bei einem zentralen Wareneingang können an einem Vormittag Sendungen verschiedener KEP-Dienstleister zusammenkommen. Auf den Versandetiketten stehen unterschiedliche Empfänger, Abteilungen und teilweise nur allgemeine Adressangaben.

Mit der COSYS Paket Inhouse Software werden eingehende Sendungen per Barcode erfasst. Die Software ordnet Pakete einem Empfänger oder einer Abteilung zu und führt den weiteren Status digital. Neben gewöhnlichen Paketen können dadurch auch Material-, Waren- und andere interne Sendungen in die Postverteilung einbezogen werden.

Für Mitarbeitende entsteht damit eine zentrale Sendungshistorie. Im COSYS WebDesk lässt sich nachvollziehen, wann eine Sendung angenommen wurde, welchen Status sie besitzt und welche Übergaben bereits stattgefunden haben. Auch Fotos und digitale Unterschriften können dem Vorgang zugeordnet werden.

Das ist besonders relevant, wenn der Empfänger nicht wenige Meter vom Wareneingang entfernt sitzt.

Drei Lieferungen, drei unterschiedliche Wege

Wie unterschiedlich die interne Verteilung aussehen kann, zeigt ein typischer Vormittag in einem grösseren Gesundheitszentrum.

Am Wareneingang werden nahezu gleichzeitig drei Lieferungen erfasst. Ein kleines Paket mit medizinischem Zubehör ist für eine Mitarbeiterin der Verwaltung bestimmt. Mehrere Kartons Verbrauchsmaterial müssen in einen ambulanten Behandlungsbereich eines anderen Gebäudeteils. Eine weitere Sendung enthält Medizinprodukte für die Diagnostik.

Das erste Paket kann direkt einer internen Zustelltour zugeordnet werden. Für die Kartons mit Verbrauchsmaterial wird dagegen ein Transportauftrag benötigt. Die grössere Lieferung wird auf einem Transportwagen übernommen und gezielt zum vorgesehenen Bereich gebracht.

Bei der Sendung für die Diagnostik ergibt sich eine andere Situation. Dort kann aktuell niemand die Lieferung persönlich entgegennehmen. Statt das Paket zurück zum Wareneingang zu bringen oder unbeaufsichtigt abzustellen, wird es in einem COSYS Smart Locker beziehungsweise Übergabeschrank hinterlegt.

Das Fach wird digital zugeordnet. Die berechtigte Person kann die Sendung später selbst abholen. Einlagerung und Entnahme bleiben dokumentiert. Je nach Konfiguration können beispielsweise PIN, QR-Code, NFC oder vorhandene Zugangsmedien für die Identifikation verwendet werden.

So entstehen aus drei gleichzeitig eintreffenden Lieferungen drei passende Verteilwege, ohne dass die Nachvollziehbarkeit verloren geht.

Innerbetrieblicher Transport für grössere Materiallieferungen

Vor allem sperrigere Lieferungen und grössere Mengen an Verbrauchsmaterial lassen sich nicht sinnvoll über klassische Hauspostrunden verteilen. Hier wird aus der Postverteilung ein innerbetrieblicher Transportprozess.

Mit COSYS IBT können Transportaufträge mit Startort, Zielort, Inhalt und Priorität digital angelegt werden. Mitarbeitende sehen die zugewiesenen Aufträge mobil und dokumentieren Abholung und Zustellung direkt während des Transports.

Dadurch kann die Logistik unterscheiden, ob eine Sendung noch am Wareneingang wartet, bereits übernommen wurde oder am Ziel angekommen ist. Gerade in weitläufigen Gesundheitszentren oder auf einem Spital-Campus verhindert das unnötige Rückfragen.

Eine Lagerverwaltung muss dabei nicht zwangsläufig im Mittelpunkt stehen. Erst wenn angelieferte Materialien tatsächlich bevorratet werden, können die Artikel zusätzlich in die COSYS Lagerverwaltung übernommen und beispielsweise einem Materiallager zugeordnet werden.

Selbstabholung entlastet die interne Verteilung

Nicht jede Sendung muss durch einen Mitarbeitenden bis zum endgültigen Empfänger gebracht werden. Genau hier spielen Übergabeschränke eine interessante Rolle.

Ein Smart Locker kann beispielsweise an einem zentral erreichbaren Punkt zwischen Wareneingang und Fachbereichen stehen. Mitarbeitende der internen Logistik legen geeignete Pakete dort ein. Der Empfänger wird informiert und holt seine Lieferung selbstständig ab.

Damit verändert sich auch die Tourenplanung. Statt wegen eines einzelnen kleinen Pakets einen zusätzlichen Weg zurückzulegen, kann sich die interne Logistik stärker auf grössere Materialtransporte und reguläre Zustelltouren konzentrieren.

Für sensible oder wichtige Sendungen bleibt trotzdem nachvollziehbar, wer auf das jeweilige Fach zugegriffen hat und wann die Abholung erfolgt ist.

Paketdaten zeigen, wo interne Logistik Zeit verliert

Mit jeder Annahme, Einlagerung, Abholung und Zustellung entstehen Prozessdaten. Genau diese Informationen sind für grössere Einrichtungen interessant.

Über COSYS Business Intelligence können beispielsweise Paketaufkommen und interne Durchlaufzeiten ausgewertet werden. Auch die Nutzung eingebundener Smart Locker lässt sich analysieren.

So wird beispielsweise sichtbar, an welchen Wochentagen besonders viele Lieferungen eintreffen oder welche Bereiche einen hohen Anteil am internen Sendungsaufkommen haben. Verantwortliche erhalten damit eine Datengrundlage, um Zustelltouren, Übergabepunkte und Personalressourcen besser auf die tatsächlichen Warenbewegungen auszurichten.

COSYS verbindet dafür Paket Inhouse, innerbetrieblichen Transport und Smart Locker mit mobiler Datenerfassung, passender Hardware, Services sowie Business Intelligence und Prozessdatenanalyse. Entscheidend ist nicht möglichst viel Software, sondern ein durchgängiger Prozess vom eintreffenden Paket bis zur dokumentierten Übergabe.

Sie möchten die digitale Paketannahme und interne Verteilung selbst testen? Die kostenlosen COSYS Demo-Apps stehen im Google Play Store und Apple App Store bereit und ermöglichen einen unverbindlichen Einblick in die mobile Datenerfassung.