Professionelle Background Checks verfolgen dabei nicht das Ziel, möglichst viele Informationen über eine Kandidatin oder einen Kandidaten zu sammeln – das Gegenteil sollte der Fall sein. Ein Screening sollte gezielt diejenigen Informationen überprüfen, die aufgrund der konkreten Position tatsächlich relevant sind. Für Mitarbeitende ohne sensible Zugriffe kann deshalb ein deutlich geringerer Prüfungsumfang angemessen sein als für einen Administrator mit privilegiertem Zugriff, einen CFO, einen Entwickler mit Zugang zum Quellcode oder eine Führungskraft in einem sicherheitskritischen Unternehmen. Je nach Land, Funktion und Rechtsgrundlage kommen dabei unterschiedliche Prüfschritte infrage: Identität – ist die Person tatsächlich diejenige, für die sie sich ausgibt, eine Frage, die im digitalen Recruiting mit Remote Interviews und vollständig digitalen Onboarding-Prozessen erheblich an Bedeutung gewinnt; Berufserfahrung, bei der die Employment Verification zentrale Angaben zu früheren Beschäftigungen auf Nachvollziehbarkeit prüft; Ausbildung und Qualifikationen; Strafregister und weitere offizielle Nachweise, stark abhängig von Land, Funktion und rechtlichen Voraussetzungen; sowie, je nach Position und rechtlicher Zulässigkeit, öffentlich verfügbare Integritätsinformationen mit klar definierten Quellen, Relevanz, Zeitraum, Datenschutz und Vier-Augen-Prinzip.

Background Checks können nach Einschätzung von Validato Inkonsistenzen sichtbar machen, Identitäten verifizieren, falsche oder nicht bestätigbare Angaben erkennen und Entscheidern zusätzliche Informationen für eine strukturierte Risikobewertung liefern. Sie können jedoch nicht vorhersagen, ob ein Mensch irgendwann in der Zukunft zum Innentäter wird – Background Screening sollte deshalb nicht als isoliertes Instrument, sondern als Bestandteil eines grösseren Human-Risk-Management-Frameworks betrachtet werden. Dass personelle Sicherheitsmassnahmen Teil der Innentäter-Prävention sein können, ist dabei keine reine Anbieterperspektive: Im Kontext des Wirtschaftsschutzes nennt das Bundesamt für Verfassungsschutz Pre-Employment-Screening ausdrücklich als mögliche Schutzmassnahme gegen Innentäter-Risiken, neben Sensibilisierung, Informationsschutz und einer etablierten Sicherheitskultur.

Gerade beim Background Screening darf Risikominimierung dabei nicht mit grenzenloser Datensammlung verwechselt werden. Ein professioneller Prozess sollte laut Validato unter anderem Zweckbindung, Datenminimierung, definierte Aufbewahrungsfristen, transparente Kandidateninformation, entsprechende Einwilligungs- beziehungsweise Rechtsgrundlagen, unterschiedliche Screening-Level nach Risikoprofil sowie dokumentierte Entscheidungsprozesse berücksichtigen. Ein Screening für einen Softwareentwickler mit Zugriff auf kritischen Quellcode kann deshalb anders aussehen als das Screening für eine administrative Position.

„Die richtige Frage lautet nicht, ob wir alle prüfen, sondern welche Rollen für unser Unternehmen welches Risiko darstellen – und welche Verifikation angemessen ist, um dieses Risiko zu reduzieren. Wir prüfen Risiken, nicht Lebensläufe".

— Reto Marti, Managing Partner, Validato

Damit wird Background Screening vom Recruiting-Prozess zum Bestandteil des Risikomanagements, bei dem HR, Compliance und Security gemeinsam Risiken dort adressieren, wo sie entstehen können: bei der Person, ihrer Rolle und ihrem Zugriff.