Die Frage, wo sich ein Paket befindet und wer es zuletzt bearbeitet hat, ist in vielen Unternehmen ein zentrales Thema bei der Eingangspostbearbeitung. Wenn Sendungen nicht schnell auffindbar sind oder gar verloren gehen, führt dies nicht nur zu Frustration bei den Mitarbeitern, sondern kann auch erhebliche Schäden für das Unternehmen nach sich ziehen. Eine effiziente und transparente Eingangspostbearbeitung ist daher für jedes Unternehmen unerlässlich.

Analog und Digital im Vergleich

Die Eingangspostbearbeitung kann auf unterschiedliche Weise erfolgen, nämlich analog oder digital. Die analoge Bearbeitung erfolgt händisch mit Stift und Papier. Diese Variante ist zwar die kostengünstigste, aber auch fehleranfälligste Variante. Fehler entstehen, weil Dinge vergessen werden, beim Aufschreiben oder unleserlich geschrieben werden. Außerdem ist die Nachverfolgbarkeit der Post nicht gegeben.

Die digitale Variante erfolgt mittels einer Software für die Eingangspostbearbeitung. Die modular aufgebaute Software deckt den ganzen Prozess ab und lässt sich an Ihre Prozesse anpassen. Das Komplettsystem von COSYS beinhaltet die Software, Hardware und verschiedene Extras. Zur Identifikation besitzt die Post eine eineindeutige Nummer, bei Paketen ist dies in der Regel die Sendungsnummer. Sollen Briefe getrackt werden, dann können Sie Barcode-Etiketten verwenden und diese mit einer fortlaufenden Nummer auf die Briefe kleben.

Die digitale Eingangspostbearbeitung mit Software hat mehrere unterschiedliche Vorteile:

• Zeit- und Kostenersparnis: Schnellere Bearbeitung und weniger Fehler.
• Lückenlose Rückverfolgbarkeit: Jederzeit wissen, wo sich die Post befindet.
• Echtzeitdaten: Aktueller Status und Änderungen sind bei einer Internetverbindung sofort sichtbar.
• Steigerung der Produktivität: Mehr Bearbeitungen in kürzerer Zeit.

Zusatzfunktionen

Darüber hinaus können diverse Zusatzfunktionen integriert werden, die sowohl die Software als auch die Hardware erweitern. Business Intelligence kann bei der Software erweitert werden. Anhand dieser Auswertungen und Analysen können Optimierungspotenziale im Unternehmen identifiziert und umgesetzt werden. Das Business Intelligence System bietet detaillierte Auswertungen und ein Dashboard für einen umfassenden Überblick.

Der Smart Locker kann als Hardware hinzugefügt werden. In der Eingangspostbearbeitung wird dieser als Paketschrank eingesetzt. Der große Vorteil ist, dass die Be- und Entladung des Smart Lockers jederzeit unabhängig von der Uhrzeit erfolgen kann. Gerade in Zeiten von Homeoffice ist es schwer bis unmöglich Mitarbeiter persönlich anzutreffen. Dieses Problem löst der Smart Locker.

Ein weiteres innovatives Feature sind autonome Roboter. Dabei übernehmen die Roboter in der Eingangspostbearbeitung den physischen Transport der Post von der Annahme zu den Abteilungen hin. Dadurch reduziert sich nicht nur die Laufzeit je Sendung, sondern auch die Belastung der Mitarbeiter. Die autonomen Roboter in Kombination mit der Software für Eingangspostbearbeitung entlastet die Mitarbeiter, maximiert die Transparenz und minimiert die Fehlerquoten.

Bereit für eine effizientere Eingangspostbearbeitung? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf über der Telefonnummer +49(0)5062 900 0, per Mail an anfrage@cosys.de, unser Kontaktformular oder unseren Live-Chat auf unserer Webseite.