Die Herausforderung: Komplexe Sendungen, kritische Anforderungen

Während in klassischen Unternehmen Briefe und Pakete meist nur organisatorischen Wert haben, geht es im Gesundheitswesen oft um lebenswichtige Materialien. Medikamente müssen gekühlt bleiben, Proben dürfen nicht verwechselt werden, und bei medizinischem Verbrauchsmaterial ist die rechtzeitige Verfügbarkeit entscheidend. Hinzu kommen gesetzliche Vorgaben zur Nachweisführung, Haltbarkeitsüberwachung und zur lückenlosen Dokumentation der Kühlkette. Analoge Postprozesse mit Papierlisten oder manuellen Übergaben sind hier schlicht nicht mehr zeitgemäß – zu groß ist das Risiko von Fehlern oder Verzögerungen.

Digitale Postprozesse mit COSYS

COSYS bietet für das Gesundheitswesen ein Postmanagement-System, das genau diese Anforderungen erfüllt. Mit mobilen Endgeräten, Scannern oder Smartphones werden alle Sendungen vom Wareneingang bis zur Übergabe digital erfasst. Jedes Paket erhält eine eindeutige Kennung, sodass die Software jederzeit den aktuellen Status und Standort anzeigt. Empfänger werden automatisch benachrichtigt, sobald ihre Lieferung eingetroffen ist, und können diese flexibel abholen – etwa über einen angebundenen Smart Locker.

Damit werden Prozesse nicht nur schneller und transparenter, sondern auch rechtssicher dokumentiert. Fotos, digitale Unterschriften und optionale OCR-Funktionen (Texterkennung) sorgen dafür, dass selbst kleinste Details zuverlässig erfasst werden.

Integration mit Chargen- und MHD-Kontrolle

Ein entscheidender Vorteil von COSYS: Die Integration mit Chargen- und MHD-Kontrolle. Gerade bei Medikamenten und pharmazeutischen Produkten ist es unerlässlich, Haltbarkeitsdaten im Blick zu behalten. Die COSYS Software dokumentiert automatisch Chargennummern und Verfallsdaten, sodass jederzeit sichergestellt ist, dass nur geprüfte und gültige Produkte in Umlauf gebracht werden.

Für Proben und temperatursensible Sendungen ermöglicht die Lösung zudem die Einhaltung und Nachverfolgung von Kühlketten. So werden sowohl gesetzliche Anforderungen als auch interne Qualitätsrichtlinien erfüllt.

Praxisbeispiel: Klinikverbund in Deutschland

Ein großer Klinikverbund in Deutschland hatte lange Probleme mit der internen Postverteilung. Medikamente und Proben wurden manuell weitergereicht, teils mit Verzögerungen oder fehlender Dokumentation. Seit der Einführung des COSYS Postmanagements läuft der gesamte Prozess digital: Eingehende Sendungen werden sofort gescannt, dem Empfänger zugeordnet und revisionssicher protokolliert. Über Dashboards sehen die Verantwortlichen jederzeit, wo sich eine Lieferung befindet, wie lange sie unterwegs war und ob die Kühlkette eingehalten wurde. Das Ergebnis: spürbar weniger Fehler, klare Nachweise und höhere Zufriedenheit bei Personal und Patienten.

Mehrwert für das Gesundheitswesen

Das COSYS Postmanagement bietet nicht nur Transparenz und Effizienz, sondern erfüllt auch die kritischen Anforderungen der Branche:

• Lückenlose Sendungsverfolgung und Dokumentation.
• Integration mit Chargen- und MHD-Kontrolle.
• Einhaltung rechtlicher Vorgaben zu Haltbarkeit und Kühlkette.
• Mobile Datenerfassung per MDE-Gerät oder Smartphone.
• Optionale Smart Locker für sichere, kontaktlose Übergaben.
• Business Intelligence zur Analyse und Optimierung von Prozessen.

Fazit: Zukunftssicheres Postmanagement für Kliniken, Labore und Apotheken

Das Gesundheitswesen braucht Lösungen, die nicht nur funktionieren, sondern die höchste Prozess- und Rechtssicherheit garantieren. Mit dem Postmanagement von COSYS erhalten Krankenhäuser, Labore und Apotheken in Deutschland eine Komplettlösung, die digitale Nachverfolgung, MHD-Kontrolle und mobile Dokumentation nahtlos verbindet.

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