MODUL 1: Problemverstärkung

In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist Microsoft SharePoint das Rückgrat der Zusammenarbeit. Dokumente werden zentral gespeichert, Workflows digitalisiert, Teams arbeiten effizient zusammen.
Doch mit jedem abgeschlossenen Projekt, jeder alten Version, jedem vergessenen Bericht wächst ein unsichtbares Problem: kalte Daten.

Was sind kalte Daten?

Kalte Daten sind Informationen, die selten oder gar nicht mehr genutzt werden. Dazu gehören häufig:

• Veraltete Projektberichte
• Alte Dokumentationen
• Doppelte Dateien
• Abgeschlossene Projekte
• Compliance-Daten, auf die nie zugegriffen wird

Obwohl diese Daten im Tagesgeschäft keine Rolle mehr spielen, belegen sie weiterhin wertvollen Speicherplatz in SharePoint.

Die Kostenrealität

Microsoft 365 stellt eine Basis-Speicherzuweisung für SharePoint Online bereit. Sobald diese überschritten wird, zahlen Unternehmen Premiumpreise für zusätzlichen Speicher.

Die harte Wahrheit:

• 15 TB zusätzlicher SharePoint-Speicher kosten 37.000 USD pro Jahr
• Das entspricht 2.400 USD pro TB jährlich
• Bei einem durchschnittlichen Anteil von 70 % kalten Daten im gesamten Tenant könnte dieser zusätzliche Speicher leicht eingespart werden.

Große Unternehmen mit mehreren hundert Terabyte zahlen jährlich Beträge im sechsstelligen Bereich – ein erheblicher Teil davon entfällt auf Daten ohne geschäftlichen Nutzen.

Wissen Sie, wie viel ungenutzter Speicher derzeit in Ihrem SharePoint-Tenant liegt?

Die meisten IT-Abteilungen haben keine Transparenz darüber, welcher Teil ihres Speichers tatsächlich aktiv genutzt wird.
Führungskräfte genehmigen Speichererweiterungen, ohne zu wissen, dass ein erheblicher Teil der Ausgaben vermeidbar wäre.

MODUL 2: Einführung der Analyselösung

Gewinnen Sie Klarheit – in nur wenigen Schritten

Anstatt weiterhin blind zu zahlen: Analysieren Sie selbst, wo Ihr Speicher tatsächlich liegt.

Wir haben ein kostenloses Analysetoolset entwickelt, das es Ihnen ermöglicht, Ihren SharePoint-Tenant zu scannen und genau zu bestimmen:

• Wie viele GB/TB kalte Daten vorhanden sind
• Welches Einsparpotenzial besteht
• Wo Sie konkret handeln können

Was Sie erhalten:

PowerShell-Skript

• Scannt ausgewählte SharePoint-Sites in Ihrem Tenant
• Erkennt Versionierungsbelastungen (wie viele Versionen pro Dokument existieren)
• Erfasst den Speicherverbrauch pro Datei

Dokumentation

• Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Ausführung
• Erklärung der technischen Anforderungen

Excel-Analyse (vorkonfiguriert)

• Visualisiert Ihre kalten Daten automatisch in Altersclustern
• Zeigt die Größenverteilung der Dateien nach Dateityp
• Zeigt die Anzahl der Dateien und Versionen (Versionen werden in SharePoint als vollständige Dateien gespeichert)

Das Versprechen

In nur wenigen Schritten wissen Sie:

• Wie viele GB/TB kalt sind
• Welches Einsparpotenzial Sie haben
• Wo Sie konkret handeln können

MODUL 3: „So funktioniert die Analyse“

Vom Setup bis zur Auswertung – so einfach ist es:

Um Ihren Cold Data Estimation Report auszuführen, folgen Sie einfach den Schritten in der Datei
“SharePoint Online File Version Expiration Report – Documentation.md”.

MODUL 4: Erkenntnisse → Handlungsoptionen

Was Ihre Analyse zeigt – und welche Optionen Sie haben

Nach der Analyse wissen Sie genau, wie Ihr SharePoint-Speicher strukturiert ist.
Typische Erkenntnisse unserer Anwender:

• „52 % unserer Dateien wurden seit über 12 Monaten nicht mehr geöffnet“
• „Mediendateien wie MP4s alter Projekte beanspruchen 70 % unseres Speichers“

Ihre Handlungsoptionen

Sobald Sie die Datensituation kennen, haben Sie drei strategische Möglichkeiten:

Option 1: Löschen

Geeignet für:

• Doppelte Dateien
• Offensichtlich veraltete Testdaten
• Temporäre Arbeitsdateien
• Alte Versionen

Risiken:

• Verstöße gegen Aufbewahrungspflichten
• Nachträgliche Rückfragen von Stakeholdern
• Unwiderruflicher Datenverlust

Fazit: Nur für eindeutig wertlose Daten empfohlen.

Option 2: Manuelles Archivieren

Geeignet für:

• Einzelne abgeschlossene Projekte
• Kleine Datenmengen

Probleme:

• Zeitaufwendig und arbeitsintensiv
• Uneinheitliche Umsetzung
• Fehlende Transparenz (wo wurde was archiviert?)
• Externer Speicher muss verwaltet werden

Fazit: Funktioniert im Einzelfall, ist aber keine skalierbare Lösung.

Option 3: Strategisches Offloading

Geeignet für:

• Systematische, dauerhafte Kostenreduktion
• Große Datenmengen
• Compliance-kritische Umgebungen

Vorteile:

• Vollautomatisiert
• Bis zu 54 % Kosteneinsparung im Vergleich zu SharePoint-Speicher
• Daten bleiben konform und verfügbar
• Transparent für Endanwender

Fazit: Die strategische Lösung für Unternehmen mit großen Datenvolumen.

Für Option 3 gibt es eine speziell für SharePoint entwickelte Lösung: ShArc von Layer2.

Ihr nächster Schritt: Transparenz schaffen oder direkt optimieren

Analysieren

Verschaffen Sie sich Klarheit über Ihre kalten Daten – kostenlos und in nur wenigen Schritten.

Sie erhalten:

• PowerShell-Skript
• Dokumentation
• Excel-Analyse

Optimieren

Sie wissen bereits, dass Handlungsbedarf besteht?
Wir zeigen Ihnen:

• ShArc in der Praxis
• Ihr konkretes Einsparpotenzial
• Den Implementierungspfad
• Governance-Richtlinien

Häufig gestellte Fragen zu den versteckten Kosten kalter Daten in SharePoint

Was bedeutet „kalte Daten“ im SharePoint-Kontext?
Kalte Daten sind Dateien, die selten oder nie mehr genutzt werden – z. B. alte Projektberichte, Dokumentationen, Duplikate oder Compliance-Archive. Obwohl sie inaktiv sind, belegen sie teuren SharePoint-Speicherplatz.

Warum sind kalte Daten ein finanzielles Problem für Unternehmen?
Sobald das Basiskontingent überschritten wird, berechnet SharePoint Online hohe Zusatzgebühren. Viele Unternehmen zahlen jedes Jahr tausende oder sogar Millionen Dollar für Daten, die keinen operativen Nutzen mehr haben.

Wie beeinflussen kalte Daten Migrationsprojekte?
Kalte Daten verlangsamen und verteuern Migrationsprojekte, da sie den Umfang künstlich aufblähen. Das führt zu längeren Übertragungszeiten, höheren Beratungskosten und größeren Cloud-Speicheranforderungen – und macht Modernisierungsprojekte unnötig teuer.

Wie können Unternehmen verhindern, dass sich kalte Daten erneut ansammeln?
Durch klare Governance-Richtlinien und automatisierte Offload-Pläne können inaktive Inhalte regelmäßig in kostengünstige Speicher verlagert werden. So wird langfristige Datenüberlastung verhindert und nachhaltiges Informationsmanagement sichergestellt.

Was ist die langfristige Wirkung eines strategischen Cold-Data-Managements?
Unternehmen, die kalte Daten aktiv verwalten, profitieren von niedrigeren Speicherkosten, besserer Systemleistung und höherer Compliance.
Vor allem jedoch schaffen sie eine Datenumgebung, die das Geschäft unterstützt – anstatt Budgets zu belasten.

Interessiert an ShArc?
Das Team von Layer2 stellt Ihnen die Vorteile gerne vor, zeigt die Funktionen von ShArc und beantwortet alle Ihre Fragen – oder stellt Ihnen eine kostenlose Testversion zur Verfügung.