„Aufgrund der gestiegenen Anforderungen an die Compliance sowie an das interne und externe Berichtswesen stieß die damalige Beteiligungsmanagementlösung BEVIS nach und nach an ihre Grenzen”, berichtet Alexander Reimann, Projektleiter bei der Mercedes-Benz Group AG. Darüber
hinaus wollte das Unternehmen einen integrierten Ansatz verfolgen, um die Accounting-
Anforderungen besonders im gesetzlichen Meldewesen (Anteilsbesitzliste, K3-Meldung) mit den Anforderungen der Treasury zu verbinden. Der Unternehmensbereich Treasury suchte nach einem
Bankkonteninformationssystem, das alle Bankkonten zu den Gesellschaften in einem System vereinen konnte. Der dritte „Spieler“ im Bunde war der Unternehmensbereich M&A.
Abgesehen von einer für drei Unternehmensbereiche nutzbaren, integrierten Lösung war die Datenqualität bei der Vorgängerlösung BEVIS regelmäßig ein Problem. Es gab ein rudimentäres Rollen- und Berechtigungskonzept (Data Governance) und immer nur einen Ansprechpartner in
den Gesellschaften. Die Datenänderungen wurden nicht durch ein Vier-Augen-Prinzip
verifiziert. Daher sollten künftig alle Datenänderungen zu einer Gesellschaft durch den CFO oder seinen Stellvertreter geprüft werden. Das Vier-Augen-Prinzip ist auch wichtig bei den Genehmigungsprozessen für die Bankkonten und für das Meldewesen, um die Datenqualität zu verbessern und letztlich auch um die „Awareness” beim CFO zu steigern, der für seine Gesellschaftsstammdaten verantwortlich ist. Heute hat Mercedes-Benz einen Prozess etabliert, der dafür sorgt, dass der CFO alle drei Monate zum Quartalsende seine Stammdaten bestätigen muss.
Zum einen waren Prozess-Standardisierung und Kostenreduzierung treibende Faktoren für die Einführung einer neuen Software für das Beteiligungsmanagement.
Wichtig war zum anderen aber auch: Die beteiligten Unternehmensbereiche sollten künftig mit denselben Daten arbeiten; Accounting, Treasury und M&A sollten auf eine „Single Source of Truth“
zugreifen können.

ARGUMENTE FÜR DIE NEUE LÖSUNG
„Single Point of Truth”, Rollen- und Berechtigungskonzept, definierte Prozesse für Dateneingabe, -freigabe und -pflege – das sind natürlich die „Klassiker” unter den Argumenten für eine professionelle Stammdatenmanagement- Lösung. Bei Mercedes-Benz kamen noch weitere hinzu.
So sei beispielsweise das gesetzliche Meldewesen früher ein äußerst arbeitsintensiver und manueller Prozess gewesen, erzählt Reimann. „Ein interessanter Punkt bei der neuen Lösung war daher, dass der Hersteller die Methodik gemäß den gesetzlichen Änderungen regelmäßig aktualisiert. Um Änderungen im gesetzlichen Meldewesen müssen wir uns also nicht selbst kümmern.” Für den Bereich Treasury war die Fähigkeit der Software wichtig, einen mehrstufigen Genehmigungsprozess darzustellen, der revisionssicher dokumentiert wird. Das Bankkontenmanagement anderer Lösungen reichte dafür nicht aus. „Wichtig waren auch Schnittstellen. Bei uns findet die Data Creation statt. Dann verteilen wir an 500 direkte und indirekte Systeme. Damit das funktioniert, haben wir als einer der ersten Kunden das generische Schnittstellen-Modul eingesetzt”, so Reimann. Dafür mussten Schnittstellen nicht mehr programmiert, sondern sie konnten per Customizing geändert werden.Neben der Abdeckung der funktionalen Anforderungen sprach für die neue Lösung, dass die Software als SAP-basierte Lösung
für das Beteiligungsmanagement über Anbindungsmöglichkeit zu anderen SAP-Systemen verfügt und entsprechend erweiterbar ist.

»EIN INTERESSANTER PUNKT BEI DER NEUEN LÖSUNG IST, DASS DER HERSTELLER DIE METHODIK GEMÄSS DEN GESETZLICHEN ÄNDERUNGEN REGELMÄSSIG AKTUALISIERT. UM ÄNDERUNGEN IM GESETZLICHEN MELDEWESEN MÜSSEN WIR UNS ALSO NICHT SELBST KÜMMERN.« Alexander Reimann, Projektleiter, Mercedes-Benz Group AG 

NUTZEN / VORTEILE
Für die drei beteiligten Unternehmensbereiche hat es sich als sinnvoll erwiesen, eine gemeinsame, integrierte Lösung zu wählen. Sie bietet viele Vorteile: klare Prozesse und Verantwortlichkeiten, spürbar bessere Datenqualität, und das Bewusstsein des CFO und der Datenpfleger vor Ort ist deutlich besser geworden. Nicht nur hinsichtlich der Stammdaten, sondern auch hinsichtlich der Kennzahlen und Transaktionsdaten. „Wir haben also ein ‚Hybrid’, da sind Stammdaten drin, aber auch Kennzahlen. Das ist auch für die Revisionssicherheit hilfreich”, meint Reimann. Und fügt hinzu: „Die historische Nachvollziehbarkeit der Beteiligungsstrukturen ist heute sehr
gut. Wir sind zu jeder Zeit auskunftsfähig, wie das Beteiligungsportfolio zum Zeitpunkt X ausgesehen hat. Das System hat sich zudem an die Wandlungen des Konzerns hervorragend parallel angepasst.” Heute sind die Systeme von Mercedes-Benz Group und Daimler Truck über eine Schnittstelle verbunden. Da die Mercedes-Benz Group 35 Prozent der Daimler Truck-Anteile hält, müssen nach wie vor Beteiligungsstammdaten von Daimler Truck geführt werden. Die werden aus dem Daimler Truck-System bezogen und einmal täglich via Schnittstelle übertragen. „Diese Vernetzung von unterschiedlichen Domänen oder Legal Entities ist für Konzerne mit großen Minderheitsbeteiligungen von Vorteil”, sagt Reimann. Alles in allem: Seit der Einführung der neuen Softwarelösung greifen die in das Beteiligungsmanagement involvierten Unternehmensbereiche auf einen einheitlichen Datenpool zu und erhalten stichtagsgenaue und revisionssichere Beteiligungsinformationen. Durch diesen optimierten Informationsfluss und den Einsatz von Assistenten konnten sowohl die Prozesseffizienz als auch die Datenqualität weiter verbessert werden. Reimann: „Mit der Software navigieren die Bereiche Mergers & Acquisitions, Finanzen, Treasury, Recht und Personal sicher und schnell durch die Beteiligungsstruktur und haben alle relevanten Beteiligungsinformationen im Blick.“

BENEFITS DER LÖSUNG

– KLARE PROZESSE UND VERANTWORTLICHKEITEN, SPÜRBAR BESSERE DATENQUALITÄT
– „HYBRID“, DAS SOWOHL STAMMDATEN ALS AUCH KENNZAHLEN UND TRANSAKTIONSDATEN UMFASST
– HISTORISCHE NACHVOLLZIEHBARKEIT DER BETEILIGUNGSSTRUKTUREN
– GESTÜTZTER WORKFLOW ERMÖGLICHT DEZENTRALE DATENPFLEGE IN GESELLSCHAFTEN INKLUSIVE FREIGABEN
– INTEGRIERTES DOKUMENTENARCHIV MIT REVISIONSSICHERER DOKUMENTATION ALLER ÄNDERUNGEN
– MODULARE SOFTWAREARCHITEKTUR – FLEXIBLE ERWEITERBARKEIT DES SYSTEMS

ÜBER MERCEDES-BENZ GROUP AG
Die Mercedes-Benz Group AG gehört mit der Mercedes-Benz AG weltweit zu den größten
Anbietern von High-End-Pkw und Premium-Transportern. Die Mercedes-Benz Mobility
AG bietet Finanzierung, Leasing, Fahrzeugabos und -miete, Flottenmanagement,
digitale Services rund um Laden und Bezahlen, die Vermittlung von Versicherungen sowie
innovative Mobilitätsdienstleistungen. Mercedes-Benz vertreibt seine Fahrzeuge
und Dienstleistungen in nahezu allen Ländern der Welt und hat Produktionsstätten in
Europa, Nord- und Lateinamerika, Asien und Afrika. Zum Markenportfolio zählen neben
Mercedes-Benz, Mercedes-AMG, Mercedes-Maybach und Mercedes me auch die
Marken von Mercedes-Benz Mobility: Mercedes-Benz Bank, Mercedes-Benz Financial
Services und Athlon. Im Jahr 2023 setzte der Konzern mit rund 166.000 Beschäftigten
rund 2,5 Millionen Fahrzeuge ab. Der Umsatz lag bei 153,2 Milliarden Euro.