Was ist eine digitale Personalakte?

Eine digitale Personalakte besteht aus sämtlichen Daten und Unterlagen eines Mitarbeitenden, die für das Beschäftigungsverhältnis wichtig sind. Dazu gehören e-signierte Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse und sonstige Akten zum Mitarbeitenden.

Die digitale PA ist also im Grunde nichts anderes als eine klassische Personalakte. Der einzige Unterschied: Die Personaldokumente sind digitalisiert.

Digitale Personalakten sind zentraler Bestandteil einer HR-Software. Letztere erlaubt es, sämtliche Personalprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.

Gesetzliche Regelungen für Unternehmen

Ab 2027 müssen viele entgelt- und sozialversicherungsrelevante Dokumente verpflichtend digital vorliegen. Nach §8 BVV gilt eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2026.

Die Beitragsverfahrensverordnung definiert dabei exakt, welche Unterlagen bis zu diesem Datum digitalisiert vorliegen müssen.

Was gehört in eine digitale Akte?

Der Aufbau der Personalakte ist – abgesehen von den verpflichtend zu digitalisierenden Unterlagen – nicht gesetzlich festgelegt. Wichtig ist, dass ausschließlich dienstlich relevante Daten gespeichert werden dürfen. Private oder nicht arbeitsbezogene Informationen gehören nicht in die digitale Akte. Die folgenden Bestandteile sind üblich:

• Personenbezogene Daten: Stammdaten wie Anschrift und Geburtstag, Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Lebenslauf etc.
• Verträge: Arbeits- und/oder Ausbildungsverträge, Abmahnungen, Kündigungen und Vertragsänderungen.
• Steuerunterlagen: Sozialversicherungsausweis, Meldungen an Sozialversicherungsträger, Krankenkasse und Unterlagen zur Lohnsteuer.
• Gehalt: Gehaltsdaten wie Gehaltsabrechnungen und andere Leistungen.
• Arbeitszeiten: Urlaubsanträge und -bewilligungen, Fehlzeiten, Arbeitszeiten und Überstunden.
• Sonstiges: Urkunden, Bescheinigungen, Kopien von Führerschein und anderen relevanten Ausweisen sowie gegebenenfalls Schriftverkehr mit dem Mitarbeitenden.

Hinweis: Eine ausführliche Liste sowie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Digitalisierung der Personalakten können Sie hier kostenlos herunterladen.

Digitale Personalakte einführen in 3 Schritten

Eine Umstellung von Papier zur digitalen Personalakte muss gut geplant sein.

1. Digitalisierung: Eine schrittweise Einführung beginnt damit, die bereits bestehenden Papierdokumente zu digitalisieren, etwa durch Scannen. Des Weiteren können Sie im ersten Schritt Dokumente und personenbezogene Daten in der digitalen Personalakte erstellen.
2. Verwendung: Als Nächstes folgt die Aufbewahrung, das „Abheften“, elektronischer Dokumente. Darin verwalten Sie die Daten. Sämtliche Vorgänge, die vorher in Papierform gemacht wurden, werden jetzt elektronisch bearbeitet, durchsucht, verschickt, ausgewertet und sogar elektronisch unterschrieben.
3. Archivierung: Je nach Art der Unterlagen werden Dokumente bei der Archivierung unterschiedlich lange aufbewahrt und gegebenenfalls gelöscht. Achtung: Es gelten Aufbewahrungs- und Löschfristen, die Sie nach Art. 5 DSGVO einhalten müssen:

• 2 Jahre: z. B. Arbeitszeitnachweise (MiLoG)
• 5 Jahre: Unfallanzeigen (BG)
• 6 Jahre: Entgeltunterlagen, SV-Nachweise
• Verjährung (3 Jahre): viele Personalunterlagen müssen bis zu 3 Jahre nach dem Austritt aufbewahrt werden

Digitalisierung der Personalakte mit einer HR-Software

Die digitale Personalakte enthält sensible personenbezogene Daten. Achten Sie bei der Auswahl einer Software darauf, dass diese DSGVO- und GoBD-konform ist, die Anforderungen an elektronische Entgeltunterlagen ab 2027 unterstützt und idealerweise in der EU bzw. im EWR gehostet wird.

Der Zugriff auf die Daten muss kontrolliert werden, indem Zugriffsrechte festgelegt werden. Nur berechtigte Personen aus den entsprechenden Abteilungen erhalten Einblick.

Wichtig ist auch, dass die Software über die Funktion eines Employee-Self-Service verfügt. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeitenden Zugang zu einem eigenen Mitarbeiterportal haben. Dort können sie selbstständig Aktionen ausführen, wie zum Beispiel ihre Daten bei einer Adressänderung ändern oder wichtige Dokumente, wie ärztliche Atteste, hochladen.

Mit einer HR-Komplettlösung wie Factorial können Sie die digitale Personalakte in Ihrem Unternehmen einführen.

Website: https://www.factorialhr.de