„Als Geschäftsführer habe ich durch erhöhte Transparenz einen besseren Überblick über den Einkauf gewonnen, wodurch Effizienz gesteigert, Lieferengpässe vermieden und Überkapazitäten reduziert wurden.“ – Christian Pichler, Geschäftsführer Karl Pichler AG

Herausforderungen im Einkauf des Holzhandels: Komplexität trifft manuelle Planung

Karl Pichler AG bewirtschaftet ein Sortiment von über 50.000 aktiven SKUs – Holz in unterschiedlichsten Dimensionen, Qualitäten und Bestelleinheiten wie Laufmeter, Quadratmeter oder Kubikmeter. Die Einkaufsplanung erfolgte bislang überwiegend manuell im bestehenden ERP-System, was mit erheblichem Zeitaufwand und Fehleranfälligkeit verbunden war.

Die Standard-ERP-Funktionalität konnte die spezifischen Anforderungen des Einkaufsprozesses nicht erfüllen: Artikel-Nachfolger-Beziehungen, mehrstufige Lageroptimierung und die Berücksichtigung von LKW-Kapazitäten blieben systemseitig unberücksichtigt. Das Ergebnis waren manuelle Bestellentscheidungen auf Basis von Erfahrungswissen – mit dem Risiko von Überbeständen auf der einen und Lieferengpässen auf der anderen Seite.

Die Lösung: KI-gestützte Bestandsplanung und Digitalisierung des Einkaufs

numi solutions hat die gesamte Einkaufs- und Bestandsplanung von Karl Pichler AG auf eine KI-gestützte Plattform gehoben. Die zentralen Bausteine der Lösung:

• KI-Prognosen für über 5.000 Artikel: Automatisierte Forecasterstellung mit KI – inklusive der intelligenten Zusammenführung von Vorgänger-Nachfolger-Beziehungen, sodass auslaufende Artikel nahtlos in die Nachfrageplanung der Nachfolgerartikel einfließen.
• Tagesaktuelle Bestellvorschläge: Das System generiert täglich optimierte Bestellvorschläge über alle Lagerorte hinweg – mit Berücksichtigung unterschiedlicher Bestelleinheiten (lfm, m², m³) und automatisch kalkulierten Sicherheitsbeständen auf Basis aktueller Forecast Genauigkeiten.
• Logistikoptimierung durch LKW-Auffüllung: Bei Teilbestellungen empfiehlt numi automatisch, welche zusätzlichen Artikel sinnvoll in eine LKW-Ladung ergänzt werden können – für maximale Transporteffizienz und reduzierte Logistikkosten.
• Automatisierte ERP-Integration: Bestätigte Bestellvorschläge werden per Knopfdruck direkt als Einkaufsbestellungen im ERP angelegt – ohne manuelle Dateneingabe. Bestandsparameter wie Sicherheitsbestand und Meldebestand werden täglich automatisch neu berechnet und ins ERP zurückgespielt.

Messbare Ergebnisse: 19 % besserer Lagerumschlag in 12 Monaten

Die Digitalisierung des Einkaufs bei Karl Pichler AG zeitigt bereits nach kurzer Laufzeit beeindruckende und konkret messbare Ergebnisse:

• +19 % Lagerumschlag innerhalb von 12 Monaten (von 2,1 auf 2,5) durch stetige KI-gestützte Bestandsoptimierung – weniger gebundenes Kapital, höhere Verfügbarkeit.
• 5–10 Stunden Zeitersparnis pro Woche und Anwender durch automatisierte Bestellvorschläge: Keine manuelle Erstellung von Bestellungen mehr notwendig – der Einkäufer konzentriert sich auf Ausnahmen und strategische Entscheidungen.
• Deutlich verbesserte Einkaufstransparenz: Geschäftsführung und Einkaufsteam arbeiten auf einer gemeinsamen Datenbasis – mit tagesaktuellen KPIs, proaktiven Alerts und datenunterstützten Entscheidungshilfen statt Bauchgefühl.
• Lieferengpässe weitgehend vermieden: Da Sicherheitsbestände laufend auf Basis aktueller Nachfragedaten neu berechnet werden, wird zeitnaher und bedarfsgerechter bestellt – für bessere Produktverfügbarkeit gegenüber den Kunden.

Dokumentenautomatisierung mit KI: Der nächste Schritt in der Digitalisierung des Einkaufs

Neben der automatisierten Bestandsplanung bietet numi solutions einen weiteren Hebel zur Effizienzsteigerung im Einkauf: die vollautomatische Verarbeitung eingehender Dokumente. Im Holzhandel und Großhandel entstehen täglich Dutzende von Dokumenten, die manuell ins ERP übertragen werden müssen – Auftragsbestätigungen von Lieferanten, Eingangsrechnungen, Kundenaufträge und Angebotsanfragen. Diese Routinearbeit bindet wertvolle Kapazitäten im Einkauf und in der Sachbearbeitung.

Mit dem numi Document AI Modul lassen sich eingehende E-Mails und PDFs vollautomatisch auslesen, validieren und direkt ins ERP übernehmen. Der Workflow ist einfach: Dokument weiterleiten oder hochladen – KI extrahiert die relevanten Daten, zeigt einen Accuracy Score an – und bei 100 % Genauigkeit läuft der gesamte Prozess automatisch durch, ohne manuellen Review-Schritt. Die wichtigsten unterstützten Anwendungsfälle:

• Auftragsbestätigungen (PO-Confirmations): Liefertermine und -mengen aus eingehenden Auftragsbestätigungen werden automatisch gelesen und bestehende Einkaufsbestellungen im ERP aktualisiert – ohne manuelle Dateneingabe.
• Rechnungsautomatisierung: Eingangsrechnungen werden per E-Mail oder PDF-Upload verarbeitet. Die KI erkennt Rechnungspositionen, Mengen, Preise und Lieferantendaten und übergibt diese strukturiert ans ERP – für schnellere Rechnungsprüfung und weniger manuelle Eingabe.
• Kundenaufträge und Angebotsautomatisierung: Eingehende Kundenbestellungen werden automatisch interpretiert – Positionen, Mengen, Artikelnummern und Kundendaten erkannt – und direkt als Kundenauftrag im ERP angelegt. Das spart Sachbearbeitungszeit und reduziert Übertragungsfehler.

Schnelle Implementierung: Erste Ergebnisse bereits in der ersten Woche

Ein weiterer Vorteil des numi-Ansatzes: kurze Time-to-Value. Bereits in der ersten Woche – noch vor der vollständigen ERP-Integration – konnten erste Supply-Chain-KPIs analysiert und Verbesserungshebel identifiziert werden. Der Implementierungsansatz folgt einem dreistufigen Modell: Initiales Set-up mit Analyse der aktuellen Bestandsperformance (Woche 1–2), Implementierung und Feinjustierung der Optimierungslogik auf die spezifischen Geschäftsanforderungen (Woche 3–6), gefolgt von Go-live und kontinuierlicher Verbesserung im Tagesgeschäft. Schnittstellen zur Rückspielung von Bestellungen und Aktionen ins ERP werden parallel aufgebaut.

Fazit: Digitalisierung Einkauf als Wettbewerbsvorteil im Handel

Das Beispiel Karl Pichler AG zeigt, dass KI im Einkauf kein Zukunftsthema mehr ist – sondern heute schon handfeste Wettbewerbsvorteile schafft. Ein um 19 % gesteigerter Lagerumschlag, 5–10 Stunden Zeitersparnis pro Einkäufer und Woche sowie eine deutlich verbesserte Verfügbarkeit gegenüber Kunden: Das sind keine theoretischen Versprechen, sondern gemessene Ergebnisse nach 12 Monaten Laufzeit.

Für Unternehmen im Holzhandel, Baustoffhandel und anderen Handelsbranchen mit hoher Sortimentskomplexität bietet numi solutions eine sofort einsetzbare KI-Plattform für Supply-Chain-Planung im Handel – von der Nachfrageprognose über automatisierte Bestellvorschläge bis hin zur intelligenten Dokumentenverarbeitung.

Unternehmen können numi über eine Demo kennenlernen oder einen kostenlosen Tool-Zugang über die Website anfragen.