Material wird auf Station abgelegt, interne Sendungen wechseln mehrfach den Besitzer oder Übergaben erfolgen spontan zwischen Mitarbeitenden. Solange Abläufe funktionieren, fällt das selten auf. Sobald Rückfragen entstehen oder Materialien dringend benötigt werden, beginnt die Suche. Deshalb rückt die Dokumentation interner Übergaben zunehmend in den Fokus moderner Spitallogistik.

Warum klassische Übergabeprozesse im Universitätsspital an Grenzen stossen

Viele interne Übergaben basieren historisch auf Vertrauen und Routine. Eine Sendung wird abgegeben, mündlich angekündigt oder an einem definierten Ort hinterlegt. Gleichzeitig laufen Labortransporte, Materialversorgung und Dokumentenlogistik oft über getrennte Prozesse. Die Folge: Informationen zum Transport und der eigentliche Materialfluss sind voneinander getrennt. Ein typisches Beispiel aus dem Spitalalltag: Verbrauchsmaterialien wurden bereits angeliefert, auf Station weiss jedoch niemand, wer die Übergabe übernommen hat. Oder Laborunterlagen erreichen den Zielbereich, aber ohne nachvollziehbaren Zeitpunkt der Zustellung. Solche Situationen erzeugen Rückfragen, zusätzliche Laufwege und unnötige Belastung für Fachbereiche. Besonders in Universitätsspitälern mit mehreren Gebäuden und hoher Prozessdichte werden Übergaben dadurch schnell zum organisatorischen Engpass.

Digitale Inhouse Logistik macht Übergaben nachvollziehbar

Moderne Inhouse Logistik setzt deshalb nicht erst bei der Zustellung an, sondern bereits bei der Erfassung. Mit der COSYS Inhouse Logistik Software werden interne Sendungen direkt beim Eingang digital aufgenommen und dem Zielbereich zugeordnet. Alle weiteren Prozessschritte werden dokumentiert und bleiben innerhalb einer zentralen Plattform nachvollziehbar. Jede Übergabe erzeugt automatisch:

• einen Zeitstempel
• einen aktuellen Status
• eine Zustellhistorie
• einen Übergabenachweis

Dadurch entsteht Transparenz darüber, wann eine Sendung eingetroffen ist, wer sie übernommen hat und an welchem Punkt sich der Prozess aktuell befindet. Für Universitätsspitäler bedeutet das weniger Suchaufwand und eine deutlich bessere Steuerbarkeit interner Abläufe. Besonders interessant ist die Verbindung unterschiedlicher Logistikarten innerhalb derselben Lösung. Eingangspost digitalisieren, Labortransporte, Materialversorgung und Campus Logistik greifen dadurch ineinander statt nebeneinander.

Smart Locker schaffen dokumentierte Übergaben ohne Wartezeiten

Der letzte Übergabeschritt ist häufig der kritischste. Persönliche Zustellungen verursachen Wartezeiten oder treffen auf wechselnde Arbeitszeiten und Schichtmodelle. Mit COSYS Smart Lockern entstehen sichere und dokumentierte Übergabepunkte direkt im Spitalbetrieb. Dokumente, Verbrauchsmaterialien oder interne Sendungen werden eingelagert und automatisch dem Empfänger zugewiesen. Die Entnahme erfolgt flexibel per QR-Code, PIN oder Mitarbeiterausweis. Jede Einlagerung und Entnahme bleibt nachvollziehbar. Dadurch werden Übergaben nicht nur schneller, sondern gleichzeitig sauber dokumentiert.

Dokumentierte Übergaben schaffen Entlastung statt zusätzliche Bürokratie

In Schweizer Universitätsspitälern wächst der Anspruch, interne Prozesse wirtschaftlich und gleichzeitig nachvollziehbar zu organisieren. Digitale Inhouse Logistik sorgt dafür, dass Übergaben nicht mehr zwischen Personen „verschwinden“, sondern Teil eines transparenten Prozesses werden. Das verbessert nicht nur die Nachvollziehbarkeit, sondern entlastet Mitarbeitende im gesamten Campusbetrieb.

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