Als Pilotprojekt wurde dabei bewusst der bis dato papierbasierte Verpackungs- und Genehmigungsprozess ausgewählt. In diesem Prozess wurden Anträge manuell erstellt und weitergegeben und da mehrere Personen nacheinander freigeben mussten, war häufig unklar, wo sich ein Antrag gerade befindet oder wie lange einzelne Prozessschritte dauern. Der Anwendungsfall eignete sich daher ideal, um die Microsoft Power Platform unter realen Bedingungen zu evaluieren, erste Erfahrungen zu sammeln und die Grundlage für eine langfristige Digitalisierungsstrategie zu schaffen.

Ausgangssituation: Manuelle Prozesse, lange Wege, wenig Überblick

Bevor Steinbeis Papier seine Prozesse digital neu aufstellte, war der Verpackungs- und Genehmigungsprozess von zahlreichen manuellen Arbeitsschritten geprägt. Anträge wurden auf Papier ausgefüllt, per E-Mail weitergereicht oder physisch von Abteilung zu Abteilung getragen. Für die Mitarbeitenden bedeutete das vor allem eines: viel Aufwand und wenig Klarheit.

Im Alltag führte dieser Prozess zu einer Reihe von Herausforderungen:

• Fehlende Transparenz, in welchem Status sich ein Antrag befindet
• Unklarheit, welche Person aktuell verantwortlich ist
• Keine Möglichkeit, Abläufe auszuwerten oder Engpässe systematisch zu erkennen
• Lange Liege- und Durchlaufzeiten, da Anträge oft „unterwegs“ steckenblieben
• Medienbrüche zwischen Papier, E-Mail, PDF-Formularen und Ablagesystemen
• Hoher manueller Aufwand, der wertvolle Zeit und Ressourcen band

Die Lösung: Eine flexible Power App für digitale Genehmigungen

Gemeinsam mit itmX entwickelte Steinbeis Papier eine maßgeschneiderte Power App, die den gesamten Verpackungs- und Genehmigungsprozess digital, transparent und durchgängig abbildet. Die Entscheidung für diese Lösung war kein Zufall: Steinbeis Papier richtet seine Digitalisierungsstrategie bewusst auf die Microsoft Power Platform aus, um Prozesse schnell, flexibel und mit geringem Entwicklungsaufwand modernisieren zu können. Die neue App fügt sich heute nahtlos in diese strategische Ausrichtung ein und nutzt bestehende Microsoft‑365‑Lizenzen optimal aus.

Die modernisierte Prozesslösung ersetzt heute sämtliche papier- oder E-Mail-basierten Abläufe durch einen klar strukturierten digitalen Workflow und legt damit die Basis für eine moderne und effiziente Prozesslandschaft. Im Zentrum der Lösung steht ein zentrales digitales Formular, über das alle Anträge einheitlich erfasst werden. Anschließend werden sie automatisch an die jeweils verantwortlichen Genehmiger weitergeleitet – ohne manuelles Nachfassen, ohne Umwege und ohne Medienbrüche. Jede beteiligte Person weiß genau, wann sie an der Reihe ist.

Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die Echtzeit-Transparenz: Mitarbeitende sehen jederzeit, in welcher Phase sich ein Antrag befindet und wer aktuell verantwortlich ist. Ergänzend ermöglichen übersichtliche Auswertungen und Prozessanalysen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und Abläufe kontinuierlich zu optimieren.

Gleichzeitig wurde die App so entwickelt, dass sie nicht nur den aktuellen Prozess digitalisiert, sondern auch als skalierbare Basis für weitere digitale Anwendungsfälle dient. Neue Formulare, weitere Genehmigungsprozesse oder zusätzliche Automatisierungen lassen sich schnell integrieren – ein klarer Vorteil der strategischen Entscheidung, auf die Microsoft Power Platform zu setzen.

Wie zuvor schon erwähnt, lag neben der technischen Umsetzung ein weiterer Fokus auf dem Kompetenzaufbau innerhalb des Unternehmens. Um Steinbeis Papier langfristig in die Lage zu versetzen, eigene Anforderungen umzusetzen, wurden gezielte Schulungen zur Microsoft Power Platform durchgeführt. So konnten die Mitarbeitenden nicht nur die Anwendung nutzen, sondern auch ein Verständnis für Struktur, Logik und Möglichkeiten der Plattform entwickeln.

Ergebnisse: Mehr Effizienz, klare Zuständigkeiten & weniger Liegezeiten

Bereits wenige Wochen nach dem Go-Live wurde deutlich, welchen Unterschied die digitale Lösung im Arbeitsalltag von Steinbeis macht. Die Durchlaufzeiten konnten deutlich reduziert werden, da Anträge nun ohne Verzögerungen automatisch an den jeweils nächsten Verantwortlichen weitergeleitet werden. Gleichzeitig gehören lange Liegezeiten der Vergangenheit an, denn die automatisierten Weiterleitungen sorgen dafür, dass kein Antrag mehr unbemerkt „liegen bleibt“ und Prozesse kontinuierlich in Bewegung bleiben. Heute sehen Mitarbeitende jederzeit, in welchem Status sich ein Antrag befindet und wer aktuell für die Bearbeitung verantwortlich ist. Diese klare Sichtbarkeit sorgt nicht nur für eine bessere Zusammenarbeit, sondern auch für ein höheres Verantwortungsbewusstsein entlang des gesamten Prozesses.

Außerdem stehen durch die Einführung der zentralen App nun auch strukturierte Auswertungen und KPIs zur Verfügung, die eine datenbasierte Prozessoptimierung ermöglichen. Konkret lassen sich damit Engpässe identifizieren, Entscheidungswege verkürzen und damit Verbesserungspotenziale gezielt ableiten. Gleichzeitig profitieren die Teams von standardisierten Genehmigungsabläufen, die für mehr Einheitlichkeit sorgen und Fehlerquellen minimieren. Die neue Lösung bildet zudem eine skalierbare technische Basis, auf der Steinbeis Papier weitere Formulare, Anträge und Genehmigungsprozesse digitalisieren kann. Ein nachhaltiger Schritt hin zu einer konsistenten, zukunftsfähigen Prozesslandschaft.

Ausblick: Skalierbare Digitalisierung mit der Microsoft Power Platform

Im Rahmen dieses Pilotprojektes wurde deutlich, welches Potenzial die Microsoft Power Platform für die Steinbeis Papier GmbH bietet. Gleichzeitig zeigte sich, dass der Aufbau robuster, unternehmenskritischer Anwendungen Erfahrung, klare Strukturen und den Einsatz bewährter Best Practices erfordert.

Auf Basis dieser Erkenntnisse wurden bereits weitere Anwendungsfälle identifiziert. Aktuell erarbeiten Steinbeis Papier und itmX gemeinsam eine passende Vorgehensweise, um künftige Anwendungen effizient, sicher und nachhaltig umzusetzen. Durch die flexible Struktur der Microsoft Power Platform lassen sich diese Szenarien schnell erweitern und ohne großen Entwicklungsaufwand realisieren. Mit einer klaren Rollenverteilung zwischen Eigenleistung und externer Expertise.

Besonders wertvoll ist für Steinbeis Papier die tiefe Integration in Microsoft 365: Die App lässt sich direkt mit bestehenden Benutzerkonten nutzen, ohne zusätzliche Lizenzkosten oder neue Systeme einführen zu müssen. Gleichzeitig bildet sie eine wiederverwendbare und skalierbare technische Basis, auf der zukünftige Anwendungen effizient aufbauen können. Damit schafft Steinbeis nicht nur Transparenz und Effizienz im Hier und Jetzt, sondern legt das Fundament für eine kontinuierliche, langfristige Digitalisierung weiterer Geschäftsprozesse.

Die Steinbeis Papier GmbH ist ein Unternehmen der Steinbeis Holding. Unter dem Dach der Holding sind verschiedene Unternehmen aus Segmenten der ökologischen Papiererzeugung, der Kreislaufwirtschaft und der umweltfreundlichen Energieerzeugung vereint. Dazu gehören Spezialisten für Recyclingpapiere und Kunststoffrecycling, Altpapier- und Reststoffaufbereiter, modernste Kraftwerke sowie Biogasanlagen und Solar- und Windparks. Für jedes dieser Unternehmen ist Nachhaltigkeit ein integraler Teil des Geschäftsmodells.