Täglich gehen in deutschen Kliniken Hunderte Anrufe ein: Terminanfragen, Rückfragen nach der Entlassung, Überweisungen, dringende Anliegen. Hohes Anrufaufkommen, zu wenig Personal und zu lange Telefonate führen dazu, dass ein erheblicher Teil dieser Anrufe unbeantwortet bleibt. Patient:innen landen in der Warteschleife, legen auf – und kommen nicht wieder. Wartelisten wachsen, freie Kapazitäten bleiben ungenutzt. Wertvolle Zeit geht für administrative Telefonarbeit verloren. Zeit, die für die Patientenversorgung fehlt. Die KI-Telefonassistenz von PraxisConcierge schließt diese Lücke. Bei einer großen Klinik in Frankfurt wurden bereits in den ersten vier Wochen 10.000 Anrufe automatisch abgefangen – verteilt auf 40 Abteilungen, darunter 15 Ambulanzen und 25 Sekretariate. Jede Abteilung wird individuell konfiguriert und trotzdem von einer zentralen Oberfläche aus verwaltet: Eigene Anrufmenüs, Sprechzeiten und Eskalationsregeln werden gemeinsam mit dem klinischen Team festgelegt. Anrufe werden bedarfsgerecht weitergeleitet – von der Zentrale direkt in die Ambulanz oder Fachabteilung. Der Telefonassistent kommuniziert auch in Fremdsprachen – und erreicht damit Patientengruppen, die heute oft gar nicht erst durchkommen.

Die Lösung integriert sich in KIS- und gängige PVS-Systeme, ist DSGVO-konform und wird ausschließlich auf ISO-zertifizierten Servern in Deutschland betrieben. Änderungen an Abteilungen oder Sprechzeiten lassen sich jederzeit von den Anwendern konfigurieren. Das Ergebnis: deutlich weniger Terminausfälle, entlastetes Personal, und eine spürbar höhere Patientenzufriedenheit.