Gerade mit Blick auf die expopharm 2026 in München, auf der Digitalisierung und neue Technologien erneut wichtige Themen für den Apothekenmarkt sind, lohnt sich deshalb eine ganzheitliche Betrachtung. Ein Onlineshop allein digitalisiert noch keinen Click-and-Collect-Prozess. Entscheidend ist, was zwischen Bestelleingang und Kundenübergabe passiert.

Schritt 1: Verfügbarkeit beginnt mit zuverlässigen Lagerdaten

Die erste kritische Stelle liegt bereits vor der Kommissionierung. Wird ein Artikel als verfügbar angezeigt, physisch ist der Bestand jedoch nicht auffindbar, muss das Apothekenteam reagieren. Der Auftrag verzögert sich und möglicherweise ist eine Rücksprache mit dem Kunden notwendig.

Die COSYS Apotheken Software setzt deshalb bei den zugrunde liegenden Warenbewegungen an. Wareneingänge, Einlagerungen, Umlagerungen und Bestandsänderungen können mobil per Barcode erfasst werden. Artikel werden mit Lagerorten verknüpft und Bewegungen unmittelbar dokumentiert.

Vorhandene Warenwirtschafts- und ERP-Systeme lassen sich über Schnittstellen einbinden. COSYS ersetzt damit nicht zwangsläufig die bestehende Systemlandschaft, sondern ergänzt sie um mobile operative Prozesse.

Schritt 2: Aus der Bestellung wird ein Kommissionierauftrag

Nach Eingang einer Click-and-Collect-Bestellung muss die digitale Information in eine physische Warenbewegung übersetzt werden.

Mit COSYS Click and Collect erhalten Mitarbeitende die Auftragsinformationen mobil auf einem Smartphone oder professionellen MDE-Gerät. Beim Kommissionieren führt die Anwendung durch die benötigten Positionen. Artikel werden gescannt und dem jeweiligen Auftrag zugeordnet. Der Scan dient dabei gleichzeitig als Kontrolle, ob tatsächlich der vorgesehene Artikel entnommen wurde.

Gerade wenn mehrere Vorbestellungen parallel bearbeitet werden, ist diese eindeutige Auftragszuordnung relevant. Statt vorbereitete Bestellungen über Zettel oder individuelle Ablagesysteme auseinanderzuhalten, erhält jeder Auftrag einen digitalen Bearbeitungsstatus.

Schritt 3: Bereitstellung darf nicht zum neuen Engpass werden

Ein häufig unterschätzter Abschnitt beginnt nach der Kommissionierung. Die Bestellung ist vollständig, der Kunde erscheint aber möglicherweise erst Stunden später.

Jetzt muss die Ware so bereitgestellt werden, dass sie eindeutig auffindbar bleibt. Im COSYS WebDesk laufen die Informationen zu Aufträgen und Bearbeitungsständen zentral zusammen. Verantwortliche können dadurch nachvollziehen, welche Bestellungen noch bearbeitet werden und welche bereits zur Abholung bereitstehen.

Für Apotheken mit höherem Abholvolumen können zusätzlich COSYS Smart Locker eingesetzt werden. Die kommissionierte Bestellung wird einem Fach zugewiesen und dort hinterlegt. Die spätere Entnahme kann beispielsweise über einen individuellen QR-Code oder PIN gesteuert werden. Dadurch wird die physische Bereitstellung unmittelbar mit dem digitalen Auftrag verbunden.

Schritt 4: Die Kundenübergabe wird dokumentierbar

Ohne Abholfach erfolgt die Übergabe weiterhin persönlich. Auch dabei ist ein eindeutiger Auftragsstatus sinnvoll. Nach erfolgter Abholung wird der Vorgang abgeschlossen, sodass im System nicht weiterhin eine bereits ausgegebene Bestellung als wartend erscheint.

Mit Abholfächern für Apotheken lässt sich dieser letzte Schritt stärker automatisieren. Kunden können ihre Bestellung am Smart Locker selbst entnehmen. Fachbelegung, Zugriff und Entnahme werden digital dokumentiert.

Das kann insbesondere außerhalb stark frequentierter Zeiten den HV entlasten. Gleichzeitig lässt sich die Abholung flexibler gestalten, sofern die jeweiligen betrieblichen und regulatorischen Voraussetzungen für die konkrete Bestellung erfüllt sind.

Prozessdaten zeigen, wo Click and Collect tatsächlich Zeit kostet

Ist die gesamte Prozesskette digital, entsteht zusätzlich eine belastbare Datenbasis. COSYS Business Intelligence und Prozessdatenanalyse können beispielsweise Auftragsvolumen, Bearbeitungsstände und Prozesszeiten über längere Zeiträume betrachten.

Damit lässt sich unterscheiden, ob Verzögerungen überwiegend bei der Kommissionierung, Bereitstellung oder an einer anderen Prozessstelle entstehen. BI dient hier also nicht der Bearbeitung des einzelnen Auftrags, sondern der strukturellen Optimierung des gesamten Click-and-Collect-Ablaufs.

KI bringt Intelligenz in die Prozesskette

Noch einen Schritt weiter geht die COSYS KI. Sie nutzt vorhandene Prozessdaten, um Muster und Auffälligkeiten zu erkennen und daraus Handlungsempfehlungen abzuleiten. Im Click-and-Collect-Umfeld können unter anderem Bestellmuster, Pickup-Volumen und saisonale Entwicklungen relevant werden.

COSYS sieht außerdem KI-Unterstützung direkt im Click-and-Collect-Prozess vor. Dazu zählen ein mobiler KI-Assistent sowie intelligente Bildanalyse, die beispielsweise fehlerhafte Befüllungen oder unvollständige Bestellungen erkennen kann.

Damit wird KI nicht zum losgelösten Zusatzfeature. Sie setzt auf einem bereits digitalisierten Prozess auf und unterstützt dort, wo aus vielen einzelnen Aufträgen zunehmend komplexe Entscheidungen entstehen.

Praxistipp: Click and Collect einmal selbst durchspielen

Bestellen Sie testweise einen typischen Artikel über Ihren eigenen Prozess und begleiten Sie den Auftrag anschließend intern. Wie oft muss jemand den Status prüfen, einen Lagerplatz suchen, Informationen übertragen oder die fertige Bestellung wiederfinden? So werden unnötige Zwischenschritte schnell sichtbar.

Mit den kostenlosen COSYS Demo-Apps im Google Play Store und Apple App Store lassen sich mobile Prozesse außerdem direkt ausprobieren. Für eine produktive Lösung verbindet COSYS Apotheken Software, Click and Collect, Smart Locker, geeignete MDE-Hardware, MDE-Services und COSYS MDM zu einer gemeinsamen Infrastruktur. Kontakt: vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.