Diploma Mills tarnen sich dabei bewusst als seriöse Bildungseinrichtungen. Häufig ähneln ihre Namen renommierten Universitäten zum Verwechseln, etwa eine „Oxford International University", die mit der University of Oxford nichts zu tun hat. Für Personalverantwortliche, die einen Lebenslauf im laufenden Bewerbungsprozess prüfen, ist diese Namensähnlichkeit nach Beobachtung von Validato eines der grössten Einfallstore für Täuschung, weil sie auf den ersten, flüchtigen Blick kaum auffällt.

Validato nennt vier konkrete Warnsignale, an denen sich Diploma Mills in der Praxis erkennen lassen: Erstens fehlt der Institution jede Listung in einem staatlichen Akkreditierungsverzeichnis. Zweitens wird der Titel nicht aufgrund einer Studienleistung, sondern auf Basis blosser „Life Experience" vergeben. Drittens steht der Zeitrahmen in keinem plausiblen Verhältnis zum behaupteten Abschluss, etwa ein Master-Titel, der in wenigen Monaten erworben wurde. Viertens verfügt die Institution über keinen physischen Campus, sondern lediglich über ein Postfach als Kontaktadresse.

Keines dieser Signale beweist für sich allein einen Betrugsfall, in Kombination sind sie nach Erfahrung von Validato jedoch ein deutlicher Hinweis, der eine vertiefte Prüfung rechtfertigt. Entscheidend ist laut Validato, dass Personalabteilungen diese vier Kriterien nicht erst bei einem konkreten Verdacht anwenden, sondern als festen Bestandteil jeder Prüfung akademischer Abschlüsse verankern – unabhängig davon, wie überzeugend ein vorgelegtes Diplom auf den ersten Blick wirkt.

„Wer einen Arzt, Ingenieur oder Finanzexperten ohne fundierte Ausbildung einstellt, riskiert mehr als einen peinlichen Moment im Organigramm, im Zweifel haftet das Unternehmen selbst mit", meint André Naef, CEO von Validato. Validato bietet Unternehmen dafür ein eigenes Education-Verification-Modul auf einer ISO-27001-zertifizierten Plattform mit Schweizer beziehungsweise EU-Serverstandort, das sich unabhängig von anderen Prüfmodulen gezielt für Positionen mit formaler Ausbildungsvoraussetzung einsetzen lässt.