Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber zur Entgegennahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Diese Richtlinie stammt aus dem Jahr 2014 und wird in einzelnen Mitgliedsländern erst jetzt in nationales Recht umgesetzt. In Deutschland endet die Übergangsfrist mit dem 27. November 2020. Ab diesem Tag müssen alle Lieferanten mit öffentlichen Auftraggebern ihre Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 Euro in elektronischer Form übermitteln. Ansonsten werden diese abgelehnt.

Gemäß E-Rechnungsverordnung müssen alle Rechnungen für den Austausch mit Ämtern und öffentlichen Dienstleistern dem Standard XRechnung entsprechen. Die XRechnung ist technisch gesehen eine XML-Datei mit der Möglichkeit, weitere Dokumente anzuhängen. Für die Übertragung der XRechnung können verschiedene Übertragungskanäle genutzt werden: Von der manuellen Web-Erfassung oder E-Mail über die zentrale Rechnungsplattform x.rechnung.bund. de bis zum automatisierten EU-Netzwerk PEPPOL.

Zeitgleich zur XRechnung wird auch der neue europäische Industriestandard das „ZUGFeRD“ für Rechnungen verbindlich. ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und wurde in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. Im März 2020 wurde die Version 2.1 ist ein Hybridformat für elektronische Rechnungen veröffentlicht. Sie entspricht den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931-11. Der maschinenlesbare XML-Teil ist identisch mit der deutschen XRechnung. ZUGFeRD-2.1-konforme Rechnungen lassen sich daher zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung schnell und einfach elektronisch austauschen.

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet eine Reihe von Vorteilen. E-Rechnungen senken nicht nur die Fehleranfälligkeit, sondern auch den Arbeitsaufwand und den Papierverbrauch. Dadurch werden sowohl die Kosten als auch die Umweltbelastung erheblich minimiert. Die Bezahlung der Rechnung erfolgt in der Regel rascher, wenn im Zuge der Rechnungslegung strukturierte digitale Daten ausgetauscht werden. Diese Daten können vom Rechnungsempfänger auf einfache Weise automatisiert weiterverarbeitet werden. 

Als führender IT- Dienstleister und Digitalisierungsspezialist unterstützt bpi solutions Unternehmen im gesamten Prozess der Rechnungserstellung sowohl bei der Neueinführung von XRechnung als auch bei der Umsetzung von ZUGFeRD mit einer guten Planung zu einer langfristig optimalen Lösung.