Unschlagbare Kombination: VOIS & Outputmanagement 

Wer VOIS und das ITEBO Outputmanagement kombiniert, hat sogar die Möglichkeit, Dokumentenprozesse vollständig zu automatisieren und den Postversand der Wahlbenachrichtigungen für Verwaltungen nahtlos zu optimieren. Das Outputmanagement übernimmt den Druck und den Versand der Wahlbenachrichtigungen und entlastet damit die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung. So kann der Prozess aussehen:​

• Ca. 7–8 Monate vor dem eigentlichen Wahltermin verschickt die ITEBO Angebote an die Kommunen. Im Outputmanagement beginnen die Planungen zur Beschaffung von Papier und Kuverts.
• Es folgt die Erstellung einer Testwahl in VOIS.
• 42 Tage vor der Wahl werden die Wahldaten für die Echtwahl erstellt und vom Team von Carsten Weise oder eigenständig durch die Kommune über eine sichere Datenverbindung dem Outputmanagement zur Verfügung gestellt.
• Nach Produktion der Wahlbenachrichtigungskarten oder -briefe werden diese an die Deutsche Post übergeben.
• Die Behörde erteilt den Druckauftrag an  das Outputmanagement der ITEBO 
• Auf Wunsch können die Druckdaten zur Erstellung von Testwahlbenachrichtigungskarten oder -briefen an das Outputmanagement übergeben werden. Diese kann die Kundin oder der Kunde anschließend prüfen und freigeben.
• Aus diesen Daten erzeugt das Outputmanagement die postalisch aufbereiteten Druckdaten mit allen relevanten Informationen wie Wahlberechtigter, Wahllokal, Wählerverzeichnisnummer.

„In einer der stressigsten Phasen der Wahl ist das direkte Zusammenspiel von Outputmanagement und VOIS der Mehrwert für die Verwaltung“, erklärt Carsten Weise,  Teamleiter Bürgermanagement bei der ITEBO. Das Outputmanagement der ITEBO realisiert für die Kunden die maximalen Portorabatte, die aktuell bei 50% liegen und sichert die rechtzeitige Einlieferung bei der DP AG zu. Der Kunde muss sich nach der Beauftragung um nichts weiter kümmern. 

Optimierung der Wahlvorbereitungen mit ITEBO und VOIS  

Immer mehr Kommunen gehen mit der ITEBO diese Zusammenarbeit ein, um die Vorbereitung des Versands der Wahlbenachrichtigungen zu optimieren und eigene Ressourcen einzusparen. Die Expertinnen und Experten der ITEBO führen dazu Wahlkonfigurationsschulungen in VOIS | MESO durch. Mitarbeitende vor Ort werden bei der Erstellung der Wahl-daten sowie der Wählerverzeichnisse unterstützt. Hinzu kommt die Möglichkeit, Auswertungen zu konzipieren, auch dabei können sich Verwaltungen unterstützen lassen.

OLIWA setzt sich durch

Die Erfolge geben dem System recht: Die Kunden, die mit der VOIS-Plattform arbeiten, konnten vor der Bundestagswahl 2025 40.852 Anträge über OLIWA automatisiert verarbeiten. Für die bevorstehenden Wahlen setzen schon heute mehr als 50 Kundinnen und Kunden auf die Vorzüge des Systems.

Noch eindrucksvoller sind die Zahlen im Bereich des Outputmanagements. Im Januar 2025, bei der vorgezogenen Bundestagswahl, vertrauten über 100 Kommunen auf die Dienstleistung und ließen fast 1,4 Mio. Wahlbenachrichtigungskarten und -briefe drucken. Bei den Landtagswahlen in Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen ein Jahr später profitierten bereits 69 Kommunen von der Dienstleistung – 815.000 Wahlbenachrichtigungskarten und -briefe konnten über das Angebot der ITEBO gedruckt werden.

„Sicher werden in den kommenden Jahren viele weitere Kommunen dazukommen. Die unschlagbare Kombination aus der Online-Beantragung über OLIWA und dem Out- putmanagement setzt enorme Kapazitäten frei und ermöglicht Behörden, sich voll auf die zeitraubenden Wahlvorbereitungen zu konzentrieren“, unterstreicht Bernhard Hehmann. „In Zeiten des erhöhten Personalbedarfs kann es sich kaum eine Behörde leisten, ein derart hohes Automatisierungspotenzial ungenutzt verstreichen zu lassen.“

Wahlen unter Hochspannung – und alles im Blick   

Wenn Stimmen ausgezählt und Ergebnisse gemeldet werden, zählt jede Minute. Gleichzeitig werden hochsensible Wahldaten verarbeitet und an Fachverfahren wie Votemanager übertragen. Damit dieser Prozess reibungslos funktioniert, ist eines entscheidend: eine gründliche Vorbereitung – technisch, organisatorisch und personell. 

Bereitschaft des Customer Support Desk rund um die Wahl 

Zu den Wahlterminen bietet die ITEBO eine gesonderte Bereitschaft an. Ein eingespieltes Team vom Customer Support Desk aus dem Geschäftsbereich  Operations – unsere Spezialistinnen und Spezialisten für Server und Netzwerk – steht für den Ernstfall bereit.  

Die Struktur ist klar definiert:

Server-Team: 
zwei Personen vor Ort, sowie eine Person in Bereitschaft

Netzwerk-Team: 
zwei Personen vor Ort, sowie eine Person in Bereitschaft

Customer Support Desk:  
mehrere Mitarbeitende zur direkten Unterstützung

Entscheidungsebene:
für schnelle Freigaben und Priorisierungen 

So ist sichergestellt, dass bei Störungen  unmittelbar reagiert werden kann.

Absicherung der Datenübertragung 

Beim Auszählen der Stimmen übertragen die Landkreise sensible Wahldaten in angebundene Systeme. Fällt eine Verbindung aus, muss schnell eine Alternative greifen. Dafür werden im Vorfeld verschiedene Ausfallszenarien durchgespielt und konkrete Notfalllösungen vorbereitet.

Ein zentrales Element ist der Notfallzugang zu Votemanager für die Landkreise und die angeschlossenen Kommunen. Zusätzlich wird im Vorfeld eine strukturierte Übersicht erstellt: Die Landkreise benennen die angebundenen Kommunen und deren eingesetzte Sachbearbeiter, entsprechende Nutzerkonten werden eingerichtet.

Zentrale Koordination am Wahlabend

Während der Wahl laufen alle Fäden im Customer Support Desk zusammen. Anfragen gehen zentral ein – ein entscheidender Vorteil, denn möglicherweise betrifft ein technisches Problem mehrere Kunden gleichzeitig. Durch die gebündelte Koordination können Ursachen schneller identifiziert und Lösungen effizient ausgerollt werden. 

Parallel dazu läuft ein umfassendes Monitoring. Rund 1.200 wahlrelevante Dienste werden am Wahlabend überwacht.

Besonderes Augenmerk liegt auf: 

• Verfügbarkeit der Datenanbindungen  
• ungewöhnlichen Latenzen / Lastspitzen

Jede relevante Aktion wird im Blick behalten, um frühzeitig reagieren zu können – bevor aus einer Auffälligkeit eine Störung wird.

„Die bisherige Bilanz zeigt: Die intensive Vorbereitung zahlt sich aus. Größere Zwischenfälle sind bislang ausgeblieben“, fasst Stephen Dierker, Teamleiter Systeme bei der ITEBO, rückblickend zusammen.

Gute Vorbereitung ist alles 

Und genau das ist das Ziel: Wenn am Wahlabend alles  stabil läuft, dürfen sich die Teams im Idealfall entspannt zurücklehnen – vielleicht sogar mit einem Blick auf die Wahlergebnisse im Fernsehen und einem wohlverdienten Abendessen.

Denn hinter dieser Ruhe steht eine umfassende technische Absicherung, die dafür sorgt, dass demokratische Prozesse zuverlässig digital unterstützt werden.

DSGVO-konforme Unterstützung bei der Berufung von Wahlvorständen

Zur Wahl muss jede Kommune für ihre Wahlbezirke Wahlvorstände einsetzen. Hier kommt das ITEBO-Team Datenschutz und Informationssicherheit ins Spiel. Dabei gelten die jeweiligen Landesgesetze. Nach § 11 Abs. 5 des niedersächsischen Kommunalwahlgesetzes (NKWG) ist jede Kommune verpflichtet, für ihre Wahlbezirke einen Wahlvorstand zu berufen. Zur Berufung dieser Wahlvorstände ist es erforderlich, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Da es sich um eine Art der Verarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO handelt, fällt diese in den Geltungsbereich der DSGVO. Somit sind die von der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten betroffenen Personen (Wahlvorstände) zum Zeitpunkt der Verarbeitung ihrer Daten gem. Art. 13 DSGVO umfassend über Art und Umfang der Verarbeitung zu informieren.

„Dafür bieten wir unseren Kunden auf die Verarbeitung angepasste Vorlagen zur optimalen Unterstützung an“, sagt Aleksandra Bryleyeva aus dem Servicebereich Datenschutz und Informationssicherheit.

Was wir mitnehmen

Im Vorfeld von Wahlen gibt es viel zu planen:

• Berufung der Wahlvorstände
• Erstellung von Wählerverzeichnissen
• Erstellung und Versand von Wahlbenachrichtigungen
• Übertragung der Wahldaten am Tag der Wahl