Für die Sachbearbeitung in den Verwaltungen ist die Erstellung eines Postzustellungsauftrags jedoch mit erheblichem Aufwand verbunden. Neben dem Druck des Bescheids muss die Postzustellungsurkunde erstellt und korrekt zugeordnet werden. Hinzu kommt die sogenannte „Brief-in-Brief“-Kuvertierung: Der Bescheid wird in ein Innenkuvert eingelegt, dieses wiederum zusammen mit der Urkunde in ein Außenkuvert. 

Jeder einzelne Schritt erfordert Sorgfalt, denn Fehler können rechtliche Konsequenzen haben. Besonders in Bereichen mit hohen Fallzahlen – etwa im Ordnungswidrigkeitenrecht, im Sozialwesen oder im Mahnverfahren – bindet dieser Prozess wertvolle personelle Ressourcen.

Automatisierter Prozess: vom digitalen Dokument bis zum fertigen Brief in Brief (PZA)  

Im Outputmanagement der ITEBO wird die Verarbeitung von Postzustellungsaufträgen automatisiert und wirtschaftlich abgebildet. Jährlich werden hier rund 200.000 PZA produziert. Die erforderlichen Materialien wie Innenkuverts mit Absenderadresse, Außenkuverts und Postzustellungsurkunden werden zentral beschafft und vorgehalten. 

Die maschinelle Brief-in-Brief-Kuvertierung sorgt anschließend für eine effiziente und präzise Zusammenstellung der Sendungen. Ein neuer, zusätzlicher Sicherheitsbaustein ist die vergleichende Lesung zwischen Bescheid und Postzustellungsurkunde. Dabei werden die relevanten Daten automatisiert abgeglichen, sodass gewährleistet ist, dass jedes Schriftstück mit der richtigen Urkunde verbunden wird.

„Mit der vergleichenden Lesung bauen wir unsere  Kapazitäten für die Produktion aus und erhöhen dabei die Sicherheit“, fasst Bernhard Hehmann, Leiter  Outputmanagement der ITEBO, zusammen.

 Viele Fachverfahren unterstützen schon eine entsprechende Erstellung der notwendigen Dokumente, sodass die per gesichertem Datentransfer übermittelten Dokumente direkt in der Produktion der ITEBO verarbeitet werden können.

Auch bei der Arbeitsplatzlösung „Print as a Service“ hat ITEBO die Produktion dieser besonderen Briefsendungen bedacht. Die Sachbearbeitung erstellt den Bescheid, wie gewohnt, am Arbeitsplatz, „druckt“ das Dokument über einen installierten Client und das System erzeugt automatisch dazu die Postzustellungsurkunde. So werden Fehler in der Zuordnung automatisch vermieden.  Druck, Kuvertierung und Versand erfolgen ohne weiteren manuellen Eingriff direkt bei ITEBO. Für die Sachbearbeitenden bedeutet dieses eine spürbare Entlastung, für die Verwaltung insgesamt eine höhere Prozesssicherheit und Effizienz.

Druck, Kuvertierung und Versand erfolgen ohne weiteren manuellen Eingriff direkt bei ITEBO. Für die Sachbearbeitenden bedeutet dieses eine spürbare Entlastung, für die Verwaltung insgesamt eine höhere Prozesssicherheit und Effizienz.

„In anderen Bundesländern erbringen kommunale IT-Dienstleister diese Dienstleistung bereits zentral für eine große Zahl von kommunalen Verwaltungen. Mit dem Aufbau unseres neuen Druckzentrums und den technischen Erweiterungen könnten wir an dieser Stelle nachziehen“, beschreibt Bernhard Hehmann die aktuelle Situation. 

Durch die Kombination aus rechtssicherem Verfahren, automatisierter Produktion und digitaler Datenübermittlung verbindet das Outputmanagment der ITEBO Wirtschaftlichkeit mit Verlässlichkeit. So wird ein traditionell aufwändiger Prozess zu einem modernen, skalierbaren Service, der Verwaltungen bei der konsequenten Digitalisierung ihrer Ausgangspost unterstützt.

Was wir mitnehmen

• Schriftstück ordnungsgemäß zustellen
• Prozess bindet in einigen Bereichen wertvolle personelle Ressourcen
• Datei über „Print as a Service“ an die ITEBO senden und alles Weitere geschieht im Outputmanagement
• automatisiert und wirtschaftlich