Besonders kritisch ist der Übergang von der Kommissionierung zum Versand. Ist nicht eindeutig dokumentiert, welche Ware zu welchem Auftrag gehört und welche Sendung bereits versandbereit ist, entstehen Rückfragen, Suchaufwand und im schlimmsten Fall Fehlversendungen.

Warum Kommissionierung und Versand digital zusammengehören

Kommissionierung und Versand sind zwei aufeinanderfolgende Prozessschritte, sollten aber nicht unabhängig voneinander betrachtet werden. Der Versand benötigt genau die Informationen, die während der Kommissionierung entstehen: Welcher Auftrag wurde bearbeitet? Welche Artikel und Mengen wurden erfasst? Welche Sendung gehört zu welchem Auftrag?

Bei papiergestützten Abläufen werden diese Informationen häufig nachträglich übertragen oder kontrolliert. Dadurch entstehen zusätzliche Arbeitsschritte. Eine digitale Prozesskette setzt dagegen bereits bei der Entnahme an und führt die erfassten Daten bis zur Versandabwicklung weiter.

Das Ziel ist deshalb nicht lediglich eine digitale Pickliste. Entscheidend ist, dass Auftrag, Ware, Kommissionierung und Sendung eindeutig miteinander verknüpft bleiben.

Welche Folgen haben manuelle Versandprozesse?

Manuelle Abläufe verursachen vor allem dort Aufwand, wo viele Sendungen parallel bearbeitet werden. Mitarbeiter müssen Auftragsunterlagen suchen, Artikel abhaken, Mengen kontrollieren und Sendungen anschließend für den jeweiligen Paketdienst vorbereiten.

Fehler werden häufig erst spät erkannt. Ein falscher Artikel kann beispielsweise erst bei der Versandkontrolle auffallen. Eine nicht korrekt zugeordnete Sendung verursacht zusätzlichen Rechercheaufwand. Fehlen Informationen zum Versandstatus, müssen Mitarbeiter den aktuellen Stand zudem häufig telefonisch oder über mehrere Systeme klären.

Mit zunehmendem Auftragsvolumen steigt dadurch nicht nur der Zeitaufwand. Auch die Prozesskosten und das Risiko von Fehlversendungen nehmen zu. Eine digitale Erfassung direkt während der Kommissionierung setzt an dieser Ursache an.

Wie lässt sich die Kommissionierung digitalisieren?

Eine digitale Kommissionierung beginnt mit einem elektronisch verfügbaren Auftrag. Der Mitarbeiter erhält die relevanten Positionen auf einem mobilen Endgerät und erfasst die Entnahme direkt am Lagerplatz.

Barcodes schaffen dabei eine eindeutige Verbindung zwischen Artikel und Auftrag. Der Mitarbeiter scannt den Artikel, bestätigt die Menge und kann unmittelbar erkennen, ob die richtige Ware entnommen wird.

Die Daten werden anschließend zentral verarbeitet. Der aktuelle Bearbeitungsstatus ist damit nicht nur auf einer Papierliste dokumentiert, sondern im System verfügbar. Nach Abschluss der Kommissionierung kann der Auftrag an den Versand übergeben werden.

Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess:

Auftrag → Kommissionierung → Kontrolle → Versandvorbereitung → Sendungsanmeldung

MDE-Geräte und Barcode-Scanning als technische Grundlage

Für die mobile Datenerfassung eignen sich insbesondere robuste MDE-Geräte. Ein Beispiel ist das Zebra TC201, das für mobile Prozesse im Lager und Versand eingesetzt werden kann. Über den integrierten Scanner lassen sich Barcodes schnell erfassen, ohne dass Mitarbeiter Daten manuell eingeben müssen.

Der technische Vorteil liegt weniger im Gerät selbst als in der unmittelbaren Datenerfassung. Jeder Scan erzeugt einen konkreten Prozessschritt. Dadurch können Artikel, Aufträge oder Sendungen eindeutig identifiziert und miteinander verknüpft werden.

Für einen durchgängigen Versandprozess sind außerdem Schnittstellen relevant. Die Lagerlösung muss Auftragsdaten übernehmen und Versandinformationen an nachgelagerte Systeme oder Dienstleister übergeben können. So lassen sich Medienbrüche zwischen Warenwirtschaft, Lager und Versand reduzieren.

COSYS verbindet Kommissionierung und Versand

Die COSYS Lagerverwaltungssoftware bildet die mobile Kommissionierung und die zentrale Verwaltung der Prozessdaten ab. Mitarbeiter bearbeiten ihre Aufträge über die mobile Anwendung und erfassen Artikel und Mengen per Barcode.

Nach der Kommissionierung können die Daten für die Versandabwicklung genutzt werden. In Kombination mit dem COSYS WebTool zur Anmeldung von Sendungen bei KEP-Dienstleistern lässt sich auch der Übergang vom Lager zum Paketversand digital abbilden.

Der Ablauf kann beispielsweise so aussehen: Ein Auftrag wird aus dem bestehenden System übernommen. Der Mitarbeiter kommissioniert die Positionen mit einem MDE-Gerät wie dem Zebra TC201. Die Scans dokumentieren die Bearbeitung. Nach Abschluss wird die Sendung für den Versand vorbereitet und über das WebTool beim entsprechenden KEP-Dienstleister angemeldet.

Damit müssen Versanddaten nicht erneut manuell aus den Auftragsunterlagen übertragen werden. Welche konkreten Schnittstellen und Versanddienstleister eingebunden werden können, hängt von der jeweiligen Systemlandschaft und den Anforderungen des Unternehmens ab.

Praxisbeispiel: Vom Auftrag bis zur Paketübergabe

Ein Mitarbeiter erhält mehrere Kundenaufträge auf seinem MDE-Gerät. Statt Papierlisten abzuarbeiten, navigiert er anhand der digitalen Kommissionieraufträge durch das Lager.

Am Lagerplatz scannt er den Artikel. Das System prüft die Zuordnung und übernimmt die erfasste Menge. Nach der letzten Position ist der Bearbeitungsstatus des Auftrags bekannt.

Anschließend wird die Sendung für den Versand vorbereitet. Die relevanten Versandinformationen stehen digital zur Verfügung und können über das COSYS WebTool an den KEP-Dienstleister übermittelt werden.

Der Mitarbeiter arbeitet damit entlang eines definierten Prozesses, anstatt Informationen aus verschiedenen Unterlagen zusammenzuführen. Gleichzeitig entstehen Daten, anhand derer sich der Bearbeitungsstand eines Auftrags nachvollziehen lässt.

Welchen Nutzen bringt die Digitalisierung?

Der Nutzen entsteht durch die direkte Verbindung der einzelnen Prozessschritte. Mitarbeiter erfassen Informationen dort, wo sie entstehen, und müssen sie nicht später erneut übertragen.

Das kann zu folgenden Verbesserungen führen:

• weniger manuelle Dateneingaben
• geringerer Such- und Kontrollaufwand
• weniger Fehler bei der Kommissionierung
• bessere Nachvollziehbarkeit von Aufträgen
• schnellere Übergabe an den Versand
• transparente Versandstatus
• strukturiertere Anmeldung von Sendungen
• bessere Skalierbarkeit bei steigenden Auftragsmengen

Gerade bei vielen täglich zu bearbeitenden Sendungen wird die durchgängige Datenerfassung zum entscheidenden Faktor. Die Digitalisierung ersetzt dabei nicht einfach Papier durch einen Bildschirm. Sie verändert den Prozess so, dass Informationen zwischen Kommissionierung und Versand ohne unnötige Zwischenschritte weitergegeben werden.

Kommissionierung und Versand als durchgängigen Prozess digitalisieren

Eine effiziente Versandabwicklung beginnt bereits bei der Kommissionierung. Wer erst am Ende des Prozesses versucht, Versanddaten zusammenzuführen, behält die bestehenden Medienbrüche weitgehend bei.

Sinnvoller ist es, Auftrag, Artikel, Mengen und Sendung bereits während der Bearbeitung eindeutig miteinander zu verknüpfen. Mobile Datenerfassung, Barcode-Scanning und eine zentrale Lagerverwaltung schaffen dafür die technische Grundlage.

Mit der COSYS Lagerverwaltungssoftware, mobilen MDE-Geräten wie dem Zebra TC201 und dem COSYS WebTool für die Sendungsanmeldung lässt sich dieser Ansatz praktisch umsetzen. So werden Kommissionierung und Versand zu einem zusammenhängenden digitalen Prozess.

Sie möchten die digitale Kommissionierung selbst testen?

Mit den COSYS Demo-Apps für Android und iOS können Sie einen Einblick in die mobile Prozessabwicklung erhalten. Für eine individuelle Beratung zur Digitalisierung Ihrer Kommissionierung und Versandprozesse erreichen Sie COSYS unter +49 5062 900 0 oder per E-Mail an vertrieb@cosys.de.