Genau hier setzt ein Inventurservice an, bei dem der Händler sein eigenes Personal einsetzt, während die technische Infrastruktur für die Stichtagsinventur bereitgestellt und vorbereitet wird. So lässt sich die Inventur im Einzelhandel skalieren, ohne jedes Jahr zusätzliche Scannerflotten beschaffen, konfigurieren und administrieren zu müssen.

Von der Inventurvorbereitung bis zum letzten Zählbereich

Eine saubere Stichtagsinventur beginnt deutlich vor dem ersten Scan. Artikelstammdaten müssen bereitstehen, Zählbereiche eindeutig definiert und die benötigten Geräte den Filialen oder Teams zugeordnet werden. Ebenso wichtig ist die Frage, wie Zählergebnisse übertragen, kontrolliert und für die weitere Verarbeitung bereitgestellt werden.

Mit einer Inventur Software und einer mobilen Inventur App können Mitarbeitende Artikel direkt am Regal per Barcode erfassen. Der klassische Barcode Scanner für die Inventur wird damit zum mobilen Arbeitsplatz: Artikel identifizieren, Menge eingeben, Zählbereich abschließen und Daten übertragen. Der COSYS WebDesk ergänzt die mobile Erfassung um eine zentrale Verwaltungsoberfläche, in der Zähllisten vorbereitet, Daten nachbearbeitet und Ergebnisse für nachgelagerte Systeme bereitgestellt werden können.

Für Filialunternehmen entsteht daraus ein klarer Ablauf: Zählbereich vorbereiten, Mitarbeiter und MDE-Gerät zuordnen, Bestand scannen, Fortschritt kontrollieren und abgeschlossene Daten zentral zusammenführen. Dadurch sinkt das Risiko, dass Bereiche doppelt gezählt oder versehentlich ausgelassen werden.

Mietgeräte verhindern einen Hardwareengpass am Zähltag

Viele Händler benötigen für die Stichtagsinventur kurzfristig deutlich mehr MDE-Geräte als im normalen Filialbetrieb. Eine dauerhaft überdimensionierte Geräteflotte ist wirtschaftlich jedoch selten sinnvoll. Mietgeräte schließen diese Lücke und können passend zur Anzahl der Standorte, Zählteams und geplanten Zeitfenster bereitgestellt werden.

Je nach Sortiment und Arbeitsumgebung kommen unterschiedliche Geräte von Herstellern wie Zebra, Honeywell oder Datalogic infrage. Entscheidend ist nicht allein die Scanleistung, sondern die Kombination aus Ergonomie, Akkulaufzeit, Robustheit und zuverlässiger Barcodeerfassung. Werden die Geräte vorkonfiguriert ausgeliefert, reduziert sich zudem der Aufwand für interne IT und Filialleitung. Über Mobile Device Management lassen sich Apps, Geräteeinstellungen und Zugriffsrechte zentral steuern, sodass die Scanner für den vorgesehenen Inventurprozess einheitlich eingerichtet sind.

Zentrale Transparenz statt Nachfragen zwischen Filiale und Inventurleitung

Während der Zählung ist Geschwindigkeit nur dann wertvoll, wenn gleichzeitig die Vollständigkeit kontrollierbar bleibt. Eine zentrale Übersicht hilft der Inventurleitung zu erkennen, welche Bereiche bereits abgeschlossen sind und wo noch Zählaufträge offenstehen. Prozessdaten aus der mobilen Erfassung können zusätzlich für Auswertungen genutzt werden, etwa um ungewöhnliche Erfassungsmuster, Verzögerungen oder wiederkehrende Problemzonen sichtbar zu machen.

Auch KI-gestützte Analysen können diesen Inventurbereich ergänzen. Denkbar sind beispielsweise Hinweise auf auffällige Mengen, ungewöhnliche Prozessverläufe oder Zonen, die im Vergleich zum übrigen Inventurfortschritt zurückliegen. Der praktische Nutzen liegt weniger in einer automatischen Entscheidung als in einer schnelleren Priorisierung durch die Inventurleitung.

Wirtschaftlich sinnvoll ist das Zusammenspiel aus Personal und Infrastruktur

Für Händler besteht der wirtschaftliche Vorteil vor allem darin, vorhandene Ressourcen gezielter einzusetzen. Eigenes Personal kennt Sortiment, Filiale und Lagerstruktur bereits. Externe technische Infrastruktur wiederum vermeidet Beschaffungsaufwand, Gerätevorbereitung und zusätzliche Administration für einen Prozess, der häufig nur zu bestimmten Inventurterminen Spitzenkapazitäten benötigt.

COSYS verbindet dafür modulare Inventur Software, mobile Datenerfassung, WebDesk, passende Mietgeräte, MDE-Services und Mobile Device Management. Ergänzend können Business Intelligence und Prozessdatenanalyse genutzt werden, um nicht nur das Zählergebnis, sondern auch den Ablauf der Inventur auszuwerten. So entsteht aus App, Hardware und zentraler Steuerung ein durchgängiges System, während die eigentliche Zählung beim Unternehmen und seinen Mitarbeitenden bleibt.

Praxistipp: Erst die Fläche planen, dann die Scanner bestellen

Bevor die Anzahl der Mietgeräte festgelegt wird, sollte jede Filiale in realistische Zählbereiche unterteilt werden. Erst daraus lässt sich ableiten, wie viele Personen parallel arbeiten können und wie viele MDE-Geräte tatsächlich benötigt werden. Wer diese Reihenfolge einhält, vermeidet sowohl zu kleine Gerätebestände als auch unnötige Reservehardware und schafft einen deutlich ruhigeren Inventurstart.

Sie möchten Ihre Stichtagsinventur mit eigenem Personal und vorbereiteter Technik durchführen? Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Inventur Software, Inventur App, MDE-Mietgeräten und zentraler Fortschrittskontrolle. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.

Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.