Für Referenzauskünfte ist in der Praxis die klare Zustimmung der Bewerberin oder des Bewerbers erforderlich – wer kontaktiert wird, wozu und wann. Ohne diese Zustimmung sind solche Kontakte laut Validato regelmässig problematisch, da sie in die Persönlichkeitssphäre eingreifen und Transparenz- sowie Zweckbindungsanforderungen unterlaufen können. Inhaltlich gilt zudem: Referenzen sollten wahrheitsgetreu sein und die betroffene Person nicht unnötig schädigen, orientiert an denselben Grundsätzen, die auch im Zeugnisrecht entwickelt wurden.

Genau hier setzen die sogenannten „Backdoor-Referenzen" an: informelle Hintertür-Anrufe, die oft ohne Zustimmung, ohne Transparenz und ohne dokumentierten Zweck erfolgen. Die dabei gewonnenen Informationen sind häufig nicht verifizierbar und vermischen Fakten mit Hörensagen. „Aus Schweizer Sicht sind solche Anrufe schwer zu rechtfertigen – arbeitsrechtlich, weil Art. 328b OR nur Eignung und Erforderlichkeit erlaubt, und datenschutzrechtlich, weil Zweckbindung, Verhältnismässigkeit und Transparenz fehlen", meint André Naef, CEO von Validato. Best Practice ist laut Validato deshalb, Referenzen nur mit Zustimmung einzuholen, schriftlich zu dokumentieren und als strukturiertes Gespräch entlang einer Rollen-Matrix zu führen.

Bevor qualitative Eindrücke gesammelt werden, sollte laut Validato zudem die faktische Basis stimmen: Bei der Verifikation wird das Gerüst des Profils geprüft – stimmen Abschluss, Beschäftigungsdaten, Rollen und Lizenzen? Weil Referenzen häufig vom Kandidaten selbst kuratiert sind, deckt eine objektive Verifikation Inkonsistenzen oft zuverlässiger auf. Ein bewährter Ablauf kombiniert deshalb beide Instrumente: Verifikation der Fakten vor dem finalen Angebot oder als letzter Gatekeeper, Referenzen am Schluss, um offene Punkte zum Rollenverhalten und zur Zusammenarbeit zu klären – entlang klarer, rollenbezogener Kriterien statt als reine „Cultural-Fit"-Bauchentscheidung.

Auch bei der Nachbearbeitung gilt es laut Validato, Datenschutzprinzipien konsequent umzusetzen: Gesprächsnotizen, Bewertungsbögen und Protokolle sind Personendaten und sollten nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den Recruiting-Zweck und die Wahrung eigener Rechte erforderlich ist, bevor sie gelöscht oder auf einen blossen Vermerk reduziert werden. Wer Referenzauskünfte und Background Checks sauber trennt, strukturiert kombiniert und Backdoor-Referenzen konsequent vermeidet, reduziert laut Validato Fehlentscheidungen und bleibt rechtlich auf stabilem Boden.