Fachkräftemangel, Ambulantisierung, Digitalisierung, wirtschaftlicher Druck, neue Versorgungsformen, regulatorische Anforderungen und technologische Entwicklungen wirken gleichzeitig auf Krankenhäuser und andere Organisationen des Gesundheitswesens ein.

Auf ein Veränderungsprojekt folgt längst das nächste.

Damit stellt sich eine grundlegendere Frage: Reicht es noch aus, einzelne Veränderungen erfolgreich zu organisieren – oder müssen Organisationen die Fähigkeit entwickeln, sich dauerhaft verändern zu können?

Veränderung wird zum Normalzustand

Viele Organisationen sind darauf ausgerichtet, Stabilität herzustellen. Zuständigkeiten werden definiert, Prozesse standardisiert, Strukturen geschaffen und Routinen entwickelt. Das ist notwendig, denn Versorgung benötigt Verlässlichkeit.

Gleichzeitig verändern sich die Bedingungen, unter denen diese Strukturen und Prozesse funktionieren.

Was heute eine gute organisatorische Lösung darstellt, kann unter anderen personellen, wirtschaftlichen oder technologischen Rahmenbedingungen morgen bereits angepasst werden müssen.

Genau darin liegt eine der großen Herausforderungen für das Management im Gesundheitswesen: Stabilität gewährleisten und gleichzeitig Veränderung ermöglichen.

Gute Prozesse allein reichen möglicherweise nicht mehr aus

Prozess- und Workflow-Management beschäftigen sich seit vielen Jahren mit der Frage, wie Arbeitsabläufe analysiert, bewertet und verbessert werden können.

Doch auch ein gut gestalteter Prozess bleibt nicht dauerhaft optimal.

Wenn sich Personalressourcen verändern, Leistungen ambulant statt stationär erbracht werden, neue Technologien eingesetzt oder Aufgaben zwischen Berufsgruppen neu verteilt werden, verändern sich auch die Anforderungen an bestehende Workflows.

Die entscheidende Zukunftsfrage könnte deshalb weniger lauten:

„Wie sieht der optimale Prozess aus?“

Sondern vielmehr:

„Wie gut ist unsere Organisation darin, ihre Prozesse immer wieder an neue Bedingungen anzupassen?“

Veränderungsfähigkeit ist mehr als Veränderungsbereitschaft

Dabei wäre es zu einfach, Veränderungsfähigkeit allein als Bereitschaft der Mitarbeitenden zu verstehen, Veränderungen mitzutragen.

Organisationen können Veränderungen wollen und trotzdem Schwierigkeiten haben, sie umzusetzen.

Es braucht Transparenz über bestehende Abläufe. Probleme und ihre Ursachen müssen erkannt werden. Verantwortlichkeiten müssen geklärt sein. Entscheidungen benötigen nachvollziehbare Informationen. Führungskräfte müssen Veränderungen unterstützen. Mitarbeitende müssen beteiligt werden. Und Organisationen müssen aus umgesetzten Veränderungen lernen können.

Damit wird Veränderungsfähigkeit nicht nur zu einer Frage der Motivation, sondern zu einer organisatorischen und managementbezogenen Fähigkeit.

Wissen wir eigentlich, wie veränderungsfähig unsere Organisation ist?

Diese Frage wird bislang vergleichsweise selten gestellt.

Vor großen Veränderungsprojekten werden Wirtschaftlichkeitsberechnungen durchgeführt, Projektpläne erstellt, technische Voraussetzungen geprüft und Verantwortlichkeiten festgelegt.

Aber wird ebenso systematisch geprüft, ob die Organisation über die Voraussetzungen verfügt, die geplante Veränderung tatsächlich umzusetzen?

Vielleicht liegt genau hier ein bislang unterschätztes Risiko.

Wenn Veränderungsfähigkeit künftig zu einer dauerhaften Voraussetzung erfolgreicher Organisationen wird, müssen wir besser verstehen, woraus sie entsteht, welche Faktoren sie fördern oder behindern und wie sie systematisch entwickelt werden kann.

Ein zukünftiges Forschungsfeld

Für das Workflow-Management eröffnet sich damit eine weiterführende Perspektive.

Es reicht möglicherweise nicht mehr aus, ausschließlich Prozesse zu analysieren und bessere Abläufe zu entwickeln. Ebenso wichtig könnte die Frage werden, unter welchen organisatorischen Bedingungen Verbesserungen überhaupt erfolgreich umgesetzt und anschließend dauerhaft weiterentwickelt werden können.

Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) möchte dieses Themenfeld künftig verstärkt wissenschaftlich betrachten.

Als An-Institut der APOLLON Hochschule der Gesundheitswirtschaft bietet sich dabei die Möglichkeit, Fragestellungen des Workflow-Managements mit Forschung, Lehre und Organisationsentwicklung zu verbinden.

Dabei geht es zunächst ausdrücklich nicht um eine abschließende Definition oder ein fertiges Modell.

Am Anfang steht eine Frage, deren Bedeutung für das Gesundheitswesen aus unserer Sicht weiter zunehmen wird:

Wie können Organisationen nicht nur einzelne Veränderungen bewältigen, sondern dauerhaft veränderungsfähig werden?

Vielleicht wird genau diese Fähigkeit künftig darüber entscheiden, welche Organisationen mit den zunehmenden Veränderungen des Gesundheitswesens lediglich Schritt halten – und welche sie aktiv gestalten können.

Mehr erfahren:

Kostenfreie Sprechstunde