Für Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz ist diese Unterscheidung mehr als Begriffsklärung. Wer nur eine Identitätsprüfung durchführt, hat keine Aussage über die berufliche Eignung getroffen. Wer sich auf einen Referenzcheck verlässt, hat weder die Identität noch den Strafregisterauszug der Person überprüft. Nur ein vollständiger Background Check deckt beides ab – kombiniert mit weiteren Modulen je nach Risikoprofil der Position. 

Background Check: der Oberbegriff für eine strukturierte Prüfung 

Ein Background Check bündelt mehrere einzelne Prüfmodule zu einem Gesamtbild: Identitätsverifizierung, Strafregisterauszug, Ausbildungs- und Arbeitsnachweise, Referenzen, Sanktionslisten-Abgleich oder Prüfung finanzieller Integrität – je nachdem, welche Module für die jeweilige Position relevant sind. Ein Background Check ist damit kein einzelner Test, sondern ein Rahmenwerk, in das Referenzcheck und Identitätsprüfung als Bausteine eingebettet sein können, aber nicht müssen. 

Identitätsprüfung: die Basis jeder seriösen Prüfung 

Die Identitätsprüfung ist die engste der drei Prüfungen. Sie bestätigt anhand amtlicher Dokumente, dass eine Person wirklich die ist, für die sie sich ausgibt – nicht mehr und nicht weniger. Ohne eine verlässliche Identitätsprüfung laufen alle weiteren Prüfschritte ins Leere: Ein Strafregisterauszug oder ein Ausbildungsnachweis ist wertlos, wenn nicht zweifelsfrei feststeht, auf welche Person er sich tatsächlich bezieht. Deshalb bildet die Identitätsprüfung in der Praxis meist den ersten Schritt eines jeden strukturierten Background Checks. 

Referenzcheck: Einschätzung durch frühere Arbeitgebende 

Ein Referenzcheck fragt bei früheren Arbeitgebenden oder Vorgesetzten nach, wie sich eine Person im Arbeitsalltag verhalten hat. Das liefert wertvolle, aber subjektive Informationen: Sie hängen von der Erinnerung, der Offenheit und oft auch von internen Vorgaben der Auskunft gebenden Stelle ab. In Deutschland etwa beschränken sich viele Arbeitgebende aus rechtlichen Gründen auf Angaben, die sich aus dem Arbeitszeugnis ergeben. Ein Referenzcheck kann weder eine Identität bestätigen noch einen Strafregisterauszug ersetzen – er ergänzt andere Prüfmodule, ersetzt sie aber nicht. 

Wo sich die Begriffe überschneiden – und wo nicht 

Ein vollständiger Background Check kann sowohl eine Identitätsprüfung als auch einen Referenzcheck enthalten, muss es aber nicht zwingend in jedem Fall tun – der Umfang richtet sich nach dem Risikoprofil der Position. Umgekehrt ist weder eine isolierte Identitätsprüfung noch ein einzelner Referenzcheck ein Background Check: Beide sind einzelne Bausteine, kein Ersatz für eine strukturierte, mehrteilige Prüfung. 

Warum die Unterscheidung in der Praxis wichtig ist 

Wenzen eingeholt mit wir haben einen Background Check durchgeführt" gleichsetzt, überschätzt oft die eigene Prüftiefe – besonders bei Positionen mit Zugriff auf Finanzsysteme, sensible Daten oder kritische Infrastruktur. Im Streitfall, etwa bei einer Auskunftsanfrage oder einer arbeitsrechtlichen Auseinandersetzung, muss ein Unternehmen zudem belegen können, welche konkreten Prüfschritte tatsächlich stattgefunden haben. Eine klare Begrifflichkeit ist dafür die Voraussetzung. 

Validatos Ansatz 

Validato kombiniert Identitätsprüfung, Referenzcheck und weitere Prüfmodule – von Strafregisterauszügen bis zu Sanktionslisten-Abgleichen – zu einem auf die jeweilige Position zugeschnittenen Background Check. Jedes Modul lässt sich einzeln auswählen, sodass Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz genau den Prüfumfang erhalten, der für eine bestimmte Rolle tatsächlich erforderlich ist. Validato ist nach ISO 27001 und ISO 27701 zertifiziert, arbeitet DSGVO-konform, verarbeitet Daten am Hauptsitz in Zürich und rechnet nach dem Pay-as-you-go-Prinzip ab – ohne Einrichtungs-, Jahres- oder Mindestgebühren. 

„Ein Referenzcheck oder eine Identitätsprüfung allein fühlen sich oft wie ausreichende Sorgfalt an – sind es aber nicht. Unternehmen sollten genau wissen, welchen Baustein sie gerade einsetzen und welche Lücke er nicht schließt." 

— Reto Marti, Managing Partner, Validato