Welche Zulassungsfragen sollte ein:e Psychotherapeut:in vor der Praxisgründung klären? 

Wer eine vertragspsychotherapeutische Praxis gründen möchte, sollte frühzeitig prüfen, welche Niederlassungsmöglichkeiten am gewünschten Standort bestehen. Entscheidend ist vor allem, ob der betreffende Planungsbereich für Neuzulassungen geöffnet ist oder ob sich für die Niederlassung ein bestehender Vertragspsychotherapeutensitz übernehmen lässt. 

Neben der Zulassung gilt es, auch die Voraussetzungen für den Arztregistereintrag rechtzeitig zu klären. Für Fragen rund um die konkrete Zulassungssituation stehen die zuständigen Kassenärztliche Vereinigung und der jeweilige Zulassungsausschuss zur Verfügung. Eine frühe Klärung ist insbesondere dann wichtig, wenn Standortwahl, Praxiskauf oder größere Investitionen von einer vertragspsychotherapeutischen Zulassung abhängen. 

Praxisübernahme oder Praxisgründung in der Psychotherapie 

Zu Beginn steht eine grundlegende Entscheidung: Praxis neugründen oder eine bestehende Praxis übernehmen? 

Eine Neugründung bietet viel Gestaltungsfreiheit: Standort, Ausstattung und organisatorische Abläufe lassen sich von Anfang an individuell aufbauen. Gleichzeitig gilt es, Patientenstamm und Bekanntheit erst zu entwickeln. 

Die Übernahme einer bestehenden Praxis bringt dagegen häufig eingerichtete Räume, etablierte Abläufe und – bei entsprechender Zulassung – einen bestehenden Kassensitz mit. Dennoch empfiehlt sich eine sorgfältige Prüfung bestehender Verträge, der technischen Ausstattung und der tatsächlichen Übernahmemöglichkeiten des Patientenstamms. 

Welche Variante besser passt, hängt insbesondere von Zulassungssituation, Standort, Investitionsbedarf und persönlichem Praxiskonzept ab. Gerade bei einer geplanten vertragspsychotherapeutischen Tätigkeit gilt es, die regionale Versorgungssituation deshalb möglichst früh zu prüfen. 

Kassensitz versus Privatpraxis 

Ebenso wichtig ist die Entscheidung über das spätere Abrechnungsmodell. 

Wer gesetzlich versicherte Patient:innen im Rahmen der vertragspsychotherapeutischen Versorgung behandeln und mit der Kassenärztlichen Vereinigung abrechnen möchte, benötigt eine entsprechende Zulassung. Ob hierfür ein neuer Sitz verfügbar ist, richtet sich nach der regionalen Bedarfsplanung. In gesperrten Planungsbereichen wird eine Niederlassung häufig erst möglich, wenn ein bestehender Sitz frei wird. Eine Privatpraxis bietet größere unternehmerische Freiheiten bei Honorargestaltung und Terminplanung, setzt jedoch meist eine gezielte Positionierung und einen schrittweisen Aufbau des Patientenstamms voraus. 

Je nach persönlichem Konzept und den regionalen Zulassungsmöglichkeiten kommen auch Mischformen infrage. Wer eine Praxisgründung plant, sollte deshalb frühzeitig bei der zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung prüfen, welche Niederlassungs- und Zulassungsmöglichkeiten am gewünschten Standort tatsächlich bestehen. 

Praxisräume, Ausstattung und Investitionen 

Sind die grundlegenden Entscheidungen getroffen, beginnt die praktische Umsetzung. Geeignete Praxisräume sollten die für den jeweiligen Standort und die Praxis geltenden baulichen, organisatorischen und datenschutzbezogenen Anforderungen berücksichtigen und zugleich den eigenen therapeutischen Arbeitsabläufen gerecht werden. Besonders wichtig sind geeignete Bedingungen für vertrauliche Gespräche, eine sinnvolle Raumaufteilung sowie gegebenenfalls Anforderungen an die Barrierefreiheit. Welche konkreten Vorgaben gelten, sollten Psychotherapeut:innen vor Abschluss eines langfristigen Mietvertrags prüfen. 

Hinzu kommen Investitionen in Einrichtung, IT-Ausstattung und einen funktionalen Wartebereich. Da Mietverträge, Umbauten oder Lieferzeiten häufig mehr Zeit beanspruchen als erwartet, empfiehlt sich eine frühzeitige Planung des Budgets und der zeitlichen Abläufe. 

Digitalisierung und Telematikinfrastruktur von Anfang an mitdenken 

Für psychotherapeutische Praxen mit Kassenzulassung gehört heute auch die Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI) zu den organisatorischen Grundlagen. Sie bildet die Basis für Anwendungen wie Versichertenstammdatenmanagement, KIM oder die elektronische Patientenakte. 

Dafür benötigen Praxisgründer:innen unter anderem eine geeignete TI-Anbindung, eine SMC-B-Karte, einen elektronischen Heilberufs- beziehungsweise Psychotherapeutenausweis (eHBA/ePTA) sowie eine kompatible Praxissoftware. Auch diese muss die jeweils benötigten TI-Anwendungen unterstützen. Wer diese Anforderungen bereits während der Gründungsphase berücksichtigt, vermeidet spätere Umstellungen und zusätzlichen organisatorischen Aufwand. 

Da sich technische Vorgaben, Zertifikate und TI-Komponenten weiterentwickeln, bedarf es einer Prüfung, welche Komponenten zum geplanten Starttermin aktuell zugelassen und erforderlich sind. 

Die Praxissoftware als zentrale Organisationsplattform – auch nach der Praxisgründung in der Psychotherapie 

Eine Entscheidung mit langfristigen Auswirkungen ist die Auswahl der Praxisverwaltungssoftware. Sie begleitet den gesamten Praxisalltag – von der Terminvergabe über die Dokumentation bis zur Abrechnung und der Anbindung an digitale Anwendungen. 

Weil ein Praxisverwaltungssystem zahlreiche administrative Prozesse miteinander verbindet, sollte die Auswahl nicht erst unmittelbar vor dem Praxisstart erfolgen. Ein späterer Systemwechsel kann Datenmigration, Schulungsbedarf und zusätzliche organisatorische Arbeit verursachen. Bei der Auswahl lohnt sich ein genauer Blick auf verschiedene Kriterien: 

• Erhalten Sie Praxissoftware, TI-Anbindung und Support aus einer Hand? 

• Erfüllt bzw. besitzt die Software die für die vertragspsychotherapeutische Abrechnung erforderlichen Zertifizierungen und Konformitätsnachweise? 

• Unterstützt die Software eine moderne TI-Anbindung über ein TI-Gateway – ohne eigenen Konnektor in der Praxis und mit zentralem Betrieb, Wartung und Updates durch den Anbieter? 

• Sind alle für die Praxis und die TI-Förderung erforderlichen TI-Fachanwendungen im Angebot enthalten oder fallen dafür zusätzliche Kosten an? 

• Lassen sich gesetzliche und private Abrechnungen gleichermaßen abbilden? 

• Sind Funktionen wie Videosprechstunde, digitale Dokumentation oder mobile Arbeitsmöglichkeiten bereits integriert? 

• Gibt es ein kostenfreies Onboarding-Konzept, das Einrichtung, Schulung und Begleitung beim Praxisstart umfasst? 

Einige Praxisverwaltungssysteme sind speziell auf psychotherapeutische Praxen ausgerichtet. Dazu zählt beispielsweise Elefant von Hasomed. Seit 2026 spielt dabei auch das Konformitätsbewertungsverfahren für Praxisverwaltungssysteme eine wichtige Rolle. Praxisgründer sollten deshalb nicht nur Funktionsumfang und Preis vergleichen, sondern auch prüfen, ob das gewählte System die aktuell geltenden Anforderungen für Abrechnung und TI erfüllt. 

Kosten realistisch kalkulieren 

Die tatsächlichen Gründungskosten unterscheiden sich je nach Praxisform, Standort und Ausstattung erheblich. Eine allgemeingültige Summe für die Praxisgründung in der Psychotherapie gibt es deshalb nicht. Für eine belastbare Kalkulation gilt es, mindestens folgende Kostenblöcke getrennt zu betrachten: 

• Kaution, Miete und mögliche Umbaukosten 

• Einrichtung und Praxismobiliar 

• Computer, Netzwerk, Datensicherung und weitere IT 

• Praxissoftware und gegebenenfalls Zusatzmodule 

• TI-Anbindung und benötigte Komponenten 

• Versicherungen 

• Steuerberatung und weitere externe Dienstleistungen 

• Telefonie, Internet und laufende Verwaltungskosten 

• Marketing beziehungsweise Website bei einer neu aufzubauenden Praxis 

• Liquiditätsreserve für die Anlaufphase 

Für Praxen mit Kassenzulassung können monatliche TI-Finanzierungspauschalen einen Teil der Kosten für die erforderliche technische Ausstattung und den Betrieb abdecken. Die Höhe richtet sich unter anderem nach der Praxisgröße und den vorhandenen Anwendungen beziehungsweise Komponenten. Dennoch empfiehlt sich eine realistische Finanzplanung, die sowohl einmalige als auch laufende Ausgaben berücksichtigt und ausreichend finanzielle Reserven für die Anlaufphase einplant. 

Praxisgründung Psychotherapie: Die 7 wichtigsten Schritte im Überblick 

Eine sinnvolle Reihenfolge kann beispielsweise so aussehen: 

[*]Praxismodell festlegen: Neugründung, Übernahme, Privatpraxis oder vertragspsychotherapeutische Tätigkeit bestimmen. 

[*]Berufliche und zulassungsrechtliche Voraussetzungen prüfen: Approbation, Arztregistereintrag und gegebenenfalls Kassensitz beziehungsweise Zulassung klären. 

[*]Standort und Finanzierung planen: Investitionsbedarf, laufende Kosten und finanzielle Reserven kalkulieren. 

[*]Praxisräume auswählen: Eignung, Mietvertrag, mögliche Umbauten und technische Voraussetzungen prüfen. 

[*]Organisation aufsetzen: Versicherungen, steuerliche und administrative Prozesse sowie Datenschutz berücksichtigen. 

[*]IT, Praxissoftware und gegebenenfalls TI auswählen und rechtzeitig beauftragen. 

[*]Praxisabläufe vorbereiten: Terminmanagement, Dokumentation, Abrechnung und Kommunikation vor dem ersten Behandlungstag testen. 

Die genaue Reihenfolge kann je nach Praxisform und Bundesland abweichen. Insbesondere Zulassungs- und Kammerfragen gehören daher früh in den Prozess der Praxisgründung bei Psychotherapeut:innen. 

Fazit: So gelingt Psychotherapeut:innen der Praxisstart 

Die Gründung einer psychotherapeutischen Praxis umfasst weit mehr als die Suche nach geeigneten Räumen. Organisatorische, technische und wirtschaftliche Entscheidungen prägen den späteren Praxisalltag oft über viele Jahre hinweg. 

Wer bereits vor dem Praxisstart Themen wie Zulassungsmodell, Digitalisierung, Praxissoftware und Kostenplanung strukturiert angeht, schafft eine belastbare Grundlage für den erfolgreichen Einstieg in die Selbstständigkeit. Entscheidend bleibt jedoch eine individuelle Planung der Praxisgründung in der Psychotherapie, die zur eigenen Praxisstrategie passt. Auch eine früh ausgewählte Praxissoftware kann helfen, zentrale organisatorische Abläufe bereits vor dem ersten Behandlungstag vorzubereiten. 

Elefant Praxissoftware | HASOMED

Die Praxissoftware Elefant ist ein zertifiziertes Praxisverwaltungssystem der HASOMED Hard- und Software für Medizin Gesellschaft mbH und speziell auf die Anforderungen psychotherapeutischer und ärztlich-psychotherapeutischer Praxen ausgerichtet. Die Software unterstützt unter anderem bei der Verwaltung von Patientendaten, der Leistungserfassung, der Dokumentation und der Abrechnung. Mehr als 12.000 Kund:innen nutzen die Praxissoftware Elefant für die Organisation ihrer Praxis.

Die HASOMED Hard- und Software für Medizin Gesellschaft mbH mit Sitz in Magdeburg entwickelt Softwarelösungen und Medizinprodukte für die Bereiche Praxisorganisation, Therapie und IT-Sicherheit.

Weitere Informationen unter www.elefant-praxissoftware.de